Tijdens het werken en voorbereiden van documenten wordt een belangrijke rol toegekend aan hun goedkeuring, die intern kan zijn, waarbij documenten worden goedgekeurd door afdelingen van de organisatie zelf of extern, in verband met de goedkeuring van documenten door andere instellingen. Een juridisch correct overeengekomen document geeft het recht om acties te ondernemen die zijn voorzien in wetten, normen en regels. Documenten die de goedkeuringsprocedure hebben doorstaan, worden verzegeld of gestempeld.
instructies:
Stap 1
Als werknemer van een organisatie, wiens verantwoordelijkheden interne en externe goedkeuring van documenten omvatten, is het noodzakelijk om duidelijke informatie te hebben over welke afdelingen van het bedrijf verantwoordelijk zijn voor hun goedkeuring.
Stap 2
Maak een lijst van documenten die tijdens de gehele werkperiode moeten worden goedgekeurd. Wees duidelijk over de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor hun goedkeuring. Maak een tabel met de soorten documenten die onderworpen zijn aan verplichte goedkeuring, afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van dit werk, functies, achternamen, namen, patroniemen van werknemers, hun telefoons en e-mailadressen.
Stap 3
Bepaal het document dat moet worden goedgekeurd. Maak een plan, waarin u aangeeft in welke volgorde u contact opneemt met de afdelingen in uw organisatie. Ontdek de deadlines voor de voltooiing van het werk door te praten met elke medewerker van alle afdelingen van het bedrijf die verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring van het document.
Stap 4
Let goed op de goedkeuringsvoorwaarden van het document, reageer snel op eventuele wijzigingen die door een medewerker van de afdeling zijn aangebracht. Als u twijfels heeft over de wijzigingen die in het document zijn aangebracht, raadpleeg dan de specialisten van de organisatie en verduidelijk alle nuances. Dit helpt om de goedkeuringstijd in de toekomst te verkorten en stelt u in staat om het document juridisch correct op te stellen.
Stap 5
In elke afdeling van de organisatie wordt na het doorlopen van de goedkeuringsprocedure een visum op het document gezet. Dit kan een afdelingsstempel zijn of een stempel “Goedgekeurd” met vermelding van de functie, naam en handtekening van de medewerker. Zorg ervoor dat elke medewerker die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van het document het correct ondertekent. Anders wordt het niet ondertekend door het hoofd van de organisatie.
Stap 6
De laatste link om het document te onderschrijven is het hoofd van de onderneming. Het document wordt alleen als rechtsgeldig beschouwd als het is ondertekend door het management, medewerkers van alle afdelingen, het zegel of het stempel van de onderneming.
Stap 7
Voor externe coördinatie van documenten die door verschillende instellingen moeten worden goedgekeurd, bekijk dan de lijst met organisaties waarbij u zich moet aanmelden. Ontdek gedetailleerde informatie over de afdelingen, hun medewerkers die betrokken zijn bij de coördinatie. Bel ze of stuur een e-mail, met vermelding van de vereiste lijst met documenten. Spreek een vergadertijd af.
Stap 8
Maak een lijst van zaken met betrekking tot het tijdstip van goedkeuring en de procedure voor het aanbrengen van wijzigingen voor de medewerker van de instelling die betrokken is bij externe goedkeuring van documenten. Leg een officiële verklaring af in de voorgeschreven vorm, met vermelding van de lijst van overeen te komen documenten. Controleer de timing van de goedkeuring van documenten en de juistheid van hun uitvoering.
