Het is belangrijk voor elke organisatie om alle documenten correct in te vullen en strikt bij te houden. Dit is nodig voor zowel het goed gecoördineerde interne werk van de onderneming als voor het succesvol doorlopen van externe audits. Als uw bedrijf bijvoorbeeld strikte rapportageformulieren gebruikt, moet u weten hoe u deze correct kunt verantwoorden.
Het is nodig
- - meldingsformulieren;
- - boek van registratie van formulieren.
instructies:
Stap 1
Ontdek welke papieren bij de strikte meldingsformulieren (SSO) horen. SRF zijn dergelijke documenten die kunnen dienen als vervanging voor een kassabon. Deze omvatten tickets, vouchers, verschillende bonnen, enzovoort. Ze moeten allemaal worden gebruikt en in aanmerking worden genomen volgens speciale regels.
Stap 2
Maak een briefhoofdboek. Het moet bestaan uit losse vellen met paginanummers. De pagina's moeten worden gebonden met draad, dat moet worden vastgezet met papier dat aan de achterkant van het boek is geplakt. Het zegel van de organisatie moet op het papier staan, en wel op zo'n manier dat het invoegen van nieuwe en verwijderen van oude pagina's van het boek onmogelijk was zonder de integriteit van het zegel te schenden. Ook moet naast het stempel van de organisatie de naam en handtekening van de verantwoordelijke medewerker staan. Het aantal pagina's in het boekhoudboek wordt ook aangegeven, om het verwijderen en vervangen van gegevensbladen te voorkomen.
Stap 3
Vul het boek correct in. Het moet alle vormen van strikte rapportage bevatten, evenals hun nummers, series en namen. Deze gegevens kunt u het beste in de vorm van een tabel vastleggen. Er is ook een officieel aanvaarde vorm van boekhouding, zoals blijkt uit een aantal beschikkingen van het ministerie van Financiën. Maar dit formulier is optioneel. U kunt bijvoorbeeld dagelijks het aantal formulieren vastleggen, of minder vaak, afhankelijk van de werkomgeving van de organisatie. Het boek geeft aan hoeveel formulieren beschikbaar zijn en hoe deze zijn ontvangen en verzonden. Elke dergelijke gebeurtenis wordt gecertificeerd door de handtekening van de werknemer die verantwoordelijk is voor het opslaan van dergelijke documentatie. Met hem moet een bijzondere aansprakelijkheidsovereenkomst worden gesloten. Bij de overdracht van documentatie wordt een bijzondere akte opgemaakt, die meestal samen met de boekhouding wordt bewaard.
Stap 4
Houd periodiek een register bij van strikte rapportageformulieren en controleer dit met het boek. Tijdens de inventarisatie moet een inventaris worden gemaakt, die ook samen met het boek moet worden bewaard.
