Voor de boekhouding, verspreiding en opslag van diverse documenten maken personeelsdiensten gebruik van orderboeken, vakanties, afschriften en referenties. Registratielogboeken zijn documenten voor intern gebruik en worden bewaard op de personeelsafdeling van de organisatie en een speciaal aangestelde persoon is verantwoordelijk voor het bijhouden en bewaren van deze documenten.
instructies:
Stap 1
Gebruik een door het ministerie goedgekeurd bestelformulier of ontwerp er zelf een. Maak de hoes van zwaar materiaal. Schrijf in het midden van het blad de naam van de organisatie en de titel van het boek. Geef hieronder de start- en einddatum van het loggen aan. Vermeld op de achteromslag informatie over de persoon die verantwoordelijk is voor het bewaren en invullen van het document: vermeld de functie, achternaam en initialen van de werknemer.
Stap 2
Zorg ervoor dat er niet met pagina's kan worden geknoeid of uit het tijdschrift kan worden verwijderd. Nummer en rijg de pagina's van het boek. Zet op de laatste pagina een lak- of mastiekzegel, geef een kant-en-klaar sjabloon voor certificering aan het hoofd van de personeelsafdeling of het hoofd van de organisatie. Noteer: _ vellen zijn genummerd, geregen en verzegeld in dit logboek. Directeur: _ (handtekening, decodering van handtekening). Datum: _ (dag, maand, jaar).
Stap 3
Kies een handige pagina-oriëntatie (liggend, staand) voor het loggen van items. Rangschik desgewenst een tabel met de volgende kolommen:
- serienummer van het record;
- datum van binnenkomst;
- serienummer van de bestelling;
- functie, achternaam en voorletters van de persoon die de bestelling heeft ondertekend;
- een samenvatting van de bestelling.
Als u niet vertrouwd bent met de tabelweergave, bewaar de gegevens dan in vrije vorm. Het belangrijkste is om de volgorde van het toewijzen van nummers in acht te nemen volgens de datums van goedkeuring van bestellingen en de bovenstaande informatie in het boekhoudboek weer te geven.
Stap 4
Noteer uw orderloggegevens in blauwe, zwarte of paarse inkt. Sta niet toe dat eerder gemaakte markeringen worden gewist, gewist en verwijderd. Als u wijzigingen moet aanbrengen, streep dan de gecorrigeerde tekst met één regel door, zodat u deze nog kunt lezen. Maak in dezelfde kolom of regel een nieuwe correcte invoer. Gelieve te ondertekenen en de datum van de wijziging te vermelden. Als het niet mogelijk is (bijvoorbeeld als er geen vrije ruimte is) om de fout te corrigeren, maak dan hieronder een nieuw record aan en vink naast de verouderde informatie het vakje "record is ongeldig" aan.
Stap 5
Wanneer u stopt met het loggen van het logboek, noteert u de vervaldatum van het logboek op de voorkant van het logboek.
