Het gebeurtenisrapport kan kort of gedetailleerd zijn. Maar het moet wel gegevens bevatten over hoeveel geld er is besteed aan de organisatie van het evenement en hoeveel gasten er zijn gekomen. En ook een lijst van de pers die de avond bijwoonde.
instructies:
Stap 1
Vul de "header" van het rapport als volgt in. Schrijf hierboven, in het midden van het A4-vel, in grote letters RAPPORT. Op de volgende regel "over het gehouden evenement", met vermelding van de naam van het evenement tussen aanhalingstekens. Hieronder staat de datum en locatie.
Stap 2
Typ na twee of drie regels ingesprongen de subkop "genodigden". Geef hier het aantal personen aan aan wie de uitnodigingskaarten zijn gestuurd en degenen die het evenement hebben bijgewoond. Dit kom je op een simpele manier te weten. Bereid van tevoren een bepaalde hoeveelheid souvenirs voor. Plaats kort voor het einde van het evenement promotors bij de uitgang die geschenken zullen uitdelen. Door het resterende aantal te berekenen, komt u erachter hoeveel gasten er waren. Of verzamel, onder het mom van een loterij, uitnodigingen en visitekaartjes van degenen die kwamen. Enerzijds tel je de aanwezigen, anderzijds verwerf je nuttige contacten. Geef afzonderlijk aan hoeveel VIP-personen waren - algemeen directeuren van ondernemingen, aandeelhouders, beroemde persoonlijkheden. Noem hun voor- en achternaam.
Stap 3
Schrijf in de rubriek "pers" hoeveel journalisten aanwezig waren en voor welke media ze werkten. Voeg hier contactnummers toe. Als er al publicaties zijn, voeg deze dan toe aan het rapport.
Stap 4
De volgende onderkop is "gebeurtenis". Hier beschrijven hoe de avond verliep, wie van de directie op het podium speelden, wat er op het programma stond. Vertel ons hoe het publiek de organisatie heeft ervaren, of ze de buffettafel en de muziek leuk vonden. Voeg aan het einde een kostenraming toe. Alle kosten moeten daar worden vermeld: het huren van een zaal, het betalen van het werk van de presentator, de kosten van souvenirs, enz. Tel hoeveel geld er voor elke gast is uitgegeven.
Stap 5
"Opmerkingen". Beschrijf hier de tekortkomingen van het evenement zo gedetailleerd mogelijk. Waar er glitches waren, wat ging er mis. Dit voorkomt herhaling van situaties in de toekomst. Geef aanbevelingen voor het optimaliseren van het proces van het organiseren van een vakantie. Het kan nodig zijn om meer personeel te betrekken of het gastmeldingssysteem te wijzigen. Al deze opmerkingen zijn erg belangrijk voor het management dat uw rapport beoordeelt.
Stap 6
De laatste zijn foto's. Voeg uw beste foto's van het evenement toe aan uw verslag. Probeer de toestroom van gasten, glimlachen op gezichten, applaus vast te leggen. Vergeet niet een foto van de regisseur bij te voegen. Het management is altijd vleiend aandacht voor zijn eigen persoon.
