Het persoonlijk dossier van een medewerker is informatie die alle stadia van de relatie tussen de medewerker en de organisatie weerspiegelt. Het wordt gevormd (onderhouden en geformaliseerd) door een personeelsorgaan of een speciaal bevoegde ambtenaar. Het is noodzakelijk om een persoonsdossier op te stellen volgens de huidige regels van het bijhouden van een administratie.
Noodzakelijk
- Map "Persoonlijk bestand";
- Werknemersdocumenten (of kopieën daarvan);
- Pen;
- Perforator.
instructies:
Stap 1
Een persoonlijk dossier wordt gestart na de publicatie van een opdracht bij de aanstelling van een werknemer in een functie.
Stap 2
Het persoonsdossier omvat: een interne inventarisatie van documenten; vragenlijst en persoonsblad op personeelsdossiers; overzicht;
kopieën van onderwijsdocumenten (en alle kwalificatiecertificaten); identiteitskaarten; attesten en andere documenten die wijzigingen in de persoonlijke gegevens van de werknemer bevestigen (kopieën van huwelijksakte, FIN, verzekeringsbewijs, geboorteakten van kinderen); aansprakelijkheidsovereenkomst; kopieën van alle bestellingen voor afspraak, overdracht, incentives, zakenreizen, vakanties, enz.; arbeidsovereenkomst (contract); gegevens van hercertificering; kenmerken.
Al deze documenten (of hun kopieën) moeten in één map worden gearchiveerd.
Stap 3
In de interne inventaris is het noodzakelijk om alle documenten op te sommen die in een persoonsdossier zijn gedeponeerd. Documenten worden in chronologische volgorde gearchiveerd zodra ze beschikbaar komen. In de kolom "Opmerking" van de interne inventaris wordt aangegeven dat documenten worden ingetrokken of dat de originelen worden vervangen door kopieën. De interne inventaris wordt ondertekend door de medewerker die deze heeft opgesteld, met vermelding van achternaam, naam, patroniem en datum van opstelling.
Stap 4
Aanmeldingen die in een persoonlijk dossier worden ingevoerd, zijn geschreven met een vulpen of balpen in zwart, blauw of paars, correcties zijn niet toegestaan.
Stap 5
Bladen van het persoonlijk dossier van de werknemer en zijn interne inventaris worden afzonderlijk genummerd.
Stap 6
Bij het sluiten van een persoonsdossier dient u een verklaring en een ontslagbevel in te dienen.
Stap 7
Ze bewaren persoonlijke bestanden in de kluis van een organisatie of onderneming. Ze worden alleen voor persoonlijk gebruik verstrekt aan een bepaalde categorie werknemers die toegang hebben tot personeelsinformatie.
Stap 8
De persoonlijke dossiers van ontslagen werknemers worden 75 jaar bewaard in een archief. De persoonlijke bestanden van de bedrijfsleiders worden permanent bewaard.
