De persoonlijke bestanden van alle gepensioneerde en gepensioneerde werknemers moeten voor opslag naar het archief worden gestuurd (artikel 17 van federale wet nr. 125-F3). Een medewerker van de personeelsdienst is verplicht mappen met documenten op te maken en deze van hand tot hand over te dragen aan een bevoegde medewerker van het archief.
Noodzakelijk
- - mappen;
- - bindmiddel;
- - potlood;
- - voorraad;
- - inventaris overdragen.
instructies:
Stap 1
Voordat u persoonlijke bestanden naar het archief stuurt, bereidt u zorgvuldig alle beschikbare documenten voor die na het ontslag van werknemers op de personeelsafdeling zijn achtergebleven. De wetgeving stelt bepaalde termijnen vast waarbinnen het nodig is om tijd te hebben om de persoonlijke dossiers van werknemers over te dragen voor archiefbewaring. Ze mogen niet langer zijn dan 12 maanden na het ontslag.
Stap 2
Rangschik elk persoonlijk dossier in omgekeerde chronologische volgorde. Als tijdens het dienstverband de eerste pagina een sollicitatie van een werknemer voor een baan was, zal in archiefdocumenten de eerste pagina een ontslagbrief zijn.
Stap 3
Alle vellen in de juiste volgorde gevouwen, opbergen met een binder, nummer in volgorde. Maak een inventaris op een apart blad. Vul onder het serienummer alle ingebonden pagina's van uw persoonlijk dossier in.
Stap 4
Bevestig de inventaris bovenaan alle pagina's. Als u voor elke werknemer afzonderlijk een persoonlijk dossier invult, stop dit dan in een kartonnen map, schrijf in grote blokletters de eerste letter van de achternaam van de werknemer en het jaar van ontslag.
Stap 5
Bij het overbrengen van zaken naar het archief is het toegestaan om meerdere zaken van gepensioneerde werknemers in één map te plaatsen, maar het aantal bladen daarin mag niet groter zijn dan 250. Plaats in één map de zaken van gepensioneerde werknemers in één jaar, wier namen beginnen met dezelfde brief. Een dergelijke registratie van persoonlijke bestanden wordt meestal gebruikt in grote ondernemingen, waar gedurende een jaar een grote stroom personeel passeert.
Stap 6
Stel voor alle voorbereide gevallen een overdrachtsblad op, dat een uniforme vorm heeft. Noteer in kolom nr. 1 het serienummer van elk geval, in kolom nr. 2 - de index van elk geval volgens de nomenclatuur, nr. 3 - de naam van de kopjes van de gevallen, nr. 4 - data, Nr. 5 - het aantal bladen dat voor elk geval afzonderlijk wordt overgedragen, nr. 6 - bewaartermijnen, # 7 - toevoegingen of bestaande notities.
