Een persoonlijk dossier is het geheel van documenten voor een werknemer, die de nodige persoonlijke informatie over de werknemer en gegevens over zijn anciënniteit bevatten. Het persoonlijk dossier wordt voor elke medewerker afzonderlijk bewaard in een aparte map. Om ervoor te zorgen dat het persoonlijke dossier van de werknemer het mogelijk maakt om informatie over de werknemer gemakkelijk te systematiseren, zijn er bepaalde regels voor de vorming ervan.
instructies:
Stap 1
Onthoud dat een persoonlijk dossier alleen verplicht is voor werknemers van openbare dienstinstellingen, alle andere werkgevers beslissen naar eigen goeddunken of ze al dan niet persoonlijke zaken afhandelen. Tegelijkertijd, als de beslissing over het beheer van persoonlijke bestanden van werknemers is genomen, moet de documentatie worden opgesteld in overeenstemming met de regels van kantoorwerk.
Stap 2
Het personeelsdossier van een werknemer bevat vrij veel documentatie, waaronder het profiel van de werknemer, zijn biografie, aanbevelingen en kenmerken, documenten over opleiding, enz. Een van de onmisbare kenmerken van het persoonlijk dossier van een werknemer is een interne inventarisatie van dossierstukken.
Stap 3
Maak een interne inventarisatie van documenten - dit is het eerste document dat in de zaak wordt geïnvesteerd. Omdat het persoonsdossier in chronologische volgorde is opgebouwd, wordt de inventaris op dezelfde manier samengesteld. Zo wordt in eerste instantie de volledige lijst met documenten die zijn opgesteld en ontvangen van de werknemer bij het in dienst nemen in de inventaris opgenomen. In de toekomst, na ontvangst van nieuwe documentatie, deponeert u de documenten in de zaak en voert u ze in chronologische volgorde in de inventaris in.
Stap 4
Ken bij het bijhouden van een persoonlijk dossier van een werknemer een volgnummer toe aan elk gearchiveerd document. Label de pagina's met aparte nummering. Wijs het bovendien, afhankelijk van de categorie van het document, een speciale index toe.
Stap 5
Vermeld bij het invoeren van gegevens in de interne inventaris van persoonlijke dossierdocumenten informatie over het serienummer en index van elk document, de volledige naam van het document en het aantal vellen in het geval dat dit document in beslag neemt. Nummer de bladen waarop de inventarisatie wordt uitgevoerd apart van de algemene opstelling van de zaak. Bevestig de interne inventaris met uw eigen handtekening en het transcript dat de functie aangeeft. Door het correct invullen van de interne inventaris kunt u de persoonlijke dossiers van medewerkers systematiseren en de toegang tot informatie over de medewerker gemakkelijk en efficiënt maken.
