Een persoonlijk dossier is een verzameling documenten die informatie bevatten over een werknemer vanaf het moment van ondertekening van de opdracht tot indienstneming tot de datum van afgifte van de opdracht tot ontslag. In ons land is het alleen voor ambtenaren verplicht om persoonsdossiers bij te houden. De meeste bedrijven en organisaties geven er echter de voorkeur aan om werknemersgegevens te ordenen en vast te leggen.
instructies:
Stap 1
Het persoonsdossier bevat in de regel de volgende gegevens van de werknemer: een persoonsbewijs, kopieën van opleidingsdocumenten, een kopie van de opdracht en sollicitatie, een arbeidsovereenkomst, wijzigingen en aanvullingen daarop, documenten over certificering en voortgezette opleiding, en ook andere documenten die nodig zijn voor de personeelsdienst (een kopie van een huwelijksakte, geboorteakte, paspoort, militaire ID, enz.).
Stap 2
Het persoonlijk dossier van elke medewerker wordt opgemaakt in een aparte map met een kartonnen omslag - een map. Het bevat de vereisten: achternaam, naam, patroniem van de werknemer, datum van opening van de zaak. Na het ontslag van de werknemer wordt het persoonlijk dossier gesloten. Documenten moeten absoluut in het archief worden ingediend.
Stap 3
Gesloten persoonsdossiers worden genummerd, er wordt een interne inventaris van processtukken opgemaakt. De documenten in de map worden in chronologische volgorde verzameld - vanaf het moment dat de werknemer aankomt tot de datum van ontslag. In dezelfde volgorde wordt een interne inventaris opgemaakt. De nummering van de inventarisbladen staat los van de nummering van de documenten van het persoonsdossier.
Stap 4
Persoonlijke dossiers van medewerkers worden alleen verstrekt aan de leidinggevende of andere personen in opdracht van de leidinggevende, alsmede aan de medewerker zelf. Informatie die is opgeslagen in een persoonlijk dossier is vertrouwelijk, wat betekent dat het niet aan vreemden kan worden bekendgemaakt. Het is verboden om wijzigingen aan te brengen in de vorige documenten van het persoonlijk dossier, evenals om ze uit te pakken.
Stap 5
De HR-afdeling houdt alleen de huidige medewerkers bij. De documenten van de ontslagen werknemers worden overgebracht naar het archief. Ze worden daar 75 jaar bewaard en de persoonlijke bestanden van managers, managers, evenals personen met onderscheidingen en graden, zijn voor onbepaalde tijd.
