In de personeelsdiensten van organisaties, ondernemingen wordt een groot aantal documenten opgeslagen: opdrachten voor aanwerving, toekenning van vakanties, overschrijvingen, onderscheidingen, aanvullende contante betalingen, ontslagen en andere. Het belang van het bewaren van dergelijke documenten is te wijten aan de noodzaak om de documenten van elke specifieke werknemer bij te houden. De taak van het correct en snel vormen van documenten in de zaak wordt toevertrouwd aan de personeelsfunctionarissen.
instructies:
Stap 1
Formatie van zaken is het plaatsen van uitgevoerde documenten in zaken. Groepeer documenten in zaken voor elk kalenderjaar, behalve voor zaken die in eerste instantie zijn gevormd en niet binnen één kalenderjaar vallen. Dergelijke gevallen omvatten: persoonlijke dossiers van studenten, werknemers, werknemers, forensische zaken, pensioenzaken, medische geschiedenis en andere boekhoudkundige documenten.
Stap 2
De definitieve vorming van de persoonlijke dossiers van studenten, studenten, postdoctorale studenten dient te gebeuren bij het afstuderen aan een onderwijsinstelling of postdoctorale studie; werknemers en werknemers - bij hun ontslag; medische geschiedenis - na ontslag van de patiënt; rechtszaken - onmiddellijk na het einde van het proces en de uitspraak; pensioenzaken - nadat de pensioenuitkeringen zijn beëindigd.
Stap 3
Combineer bij het voorbereiden van archiefopslag de persoonlijke bestanden van ontslagen werknemers in persoonlijke bestanden, als het aantal bladen niet groter is dan tweehonderdvijftig. Hetzelfde geldt voor personen die zijn afgestudeerd aan een onderwijsinstelling. U kunt ook een individueel persoonlijk dossier aanmaken als aparte opslagruimte. Deze regel is van toepassing op persoonlijke bestanden van permanente opslag.
Stap 4
Houd bij het aanmaken van persoonlijke bestanden rekening met de verschillende bewaartermijnen. Voor gevallen van langdurige en blijvende houdbaarheid, deze apart vormen en ook in verschillende inventarissen opnemen.
Stap 5
Groepeer bestellingen van personeel in dossiers volgens de vastgestelde bewaartermijnen. In elk persoonlijk dossier worden documenten in chronologische volgorde ingevoerd, dat wil zeggen van het begin tot het einde van het jaar, evenals op de datum van goedkeuring, samenstelling en registratie.
Stap 6
Cases die zijn gevormd uit persoonlijke accounts, persoonlijke kaarten, werkboeken, evenals outfits van persoonlijke bestanden, systematiseren strikt in alfabetische volgorde. Bij gebruik van een dergelijk model dient u extra verduidelijking te geven door de eerste drie letters aan te geven van de namen van de personen van wie een persoonsdossier is geopend.
