Het werk van elke onderneming is onmogelijk zonder werknemers. Om de boekhouding van personeelsbewegingen te vereenvoudigen, gebruiken sommige werkgevers in de regel zogenaamde persoonsdossiers in het kader van hun bedrijfsactiviteiten. In het algemeen betekent het begrip "persoonlijk dossier" een soort archief met alle persoonlijke gegevens van een werkende werknemer. Het gebruik van een dergelijk boekhoudsysteem is niet nodig voor rechtspersonen, maar voor staatsinstellingen zijn persoonlijke bestanden een verplicht item.
instructies:
Stap 1
In de regel schrijft een werknemer bij het solliciteren naar een baan een sollicitatie. U, die ermee instemt hem voor de functie te accepteren, stelt een order (order) voor acceptatie op. Maak vervolgens kopieën van alle documenten, bijvoorbeeld uit een paspoort, uit een huwelijksakte, etc.
Stap 2
Maak nu een persoonlijk dossier aan. Houd er rekening mee dat er voor elke medewerker aparte mappen moeten worden aangemaakt. Maak kopieën van alle bestellingen, zoals een werkorder. Ook heeft u kopieën nodig uit het werkboek, het opleidingsdocument, dat wil zeggen alle kopieën van de documenten die u voor de werknemer ter beschikking heeft.
Stap 3
Nadat alle kopieën zijn gemaakt, archiveert u ze. Houd er rekening mee dat deze zaak groter wordt naarmate u werkt. Dat wil zeggen, als tegen deze werknemer bevelen worden uitgevaardigd, bijvoorbeeld een bevel tot bevordering, een bevel om een verantwoordelijke aan te wijzen, een bevel om verlof te verlenen, enz., dan moet u hiervan kopieën maken en deze indienen bij uw persoonlijk dossier in chronologische volgorde… Dit geldt voor alle HR-documenten die betrekking hebben op de werknemer.
Stap 4
Maak een interne inventarisatie zodat u gemakkelijk kennis kunt maken met de inhoud van de koffer. Het is ook in chronologische volgorde ingevuld. Alle documenten in de inventaris moeten een serienummer, compilatiedatum, titel, aantal bladen en mogelijk een soort notitie hebben.
Stap 5
De persoonlijke dossiers van medewerkers dienen te worden bewaard door een in opdracht van het hoofd aangewezen verantwoordelijke. Correcties zijn alleen toegestaan door de hand van deze verantwoordelijke persoon en informatie kan alleen worden bekeken in aanwezigheid van deze persoon.
Stap 6
Sluit bij het ontslaan van een werknemer zijn persoonlijk dossier, dat wil zeggen, vat samen, nummer de bladen, schrijf het totale aantal pagina's op, naai alles en dien het in bij het archief van de organisatie, terwijl u de leveringslijst invult.
