Overeenkomstig artikel 17 van de federale wet 125-F3 zijn de dossiers van gepensioneerde werknemers onderworpen aan overdracht naar het archief. Voordat documenten worden ingediend, moeten ze worden gearchiveerd, genummerd, geïnventariseerd en versierd met een omslag. Dit dient te gebeuren door een bevoegde personeelsfunctionaris.
Noodzakelijk
- - map;
- - alle documenten;
- - potlood;
- - voorraad;
- - afleverlijst.
instructies:
Stap 1
Om de zaak van een ontslagen werknemer naar het archief te verplaatsen, ordent u de documenten in omgekeerde chronologische volgorde. Dit betekent dat u bij uw indiensttreding een persoonsdossier opstelde, waarvan het eerste blad een sollicitatiebrief was. Bij het overbrengen van de zaak naar het archief zal het eerste blad een ontslagbrief zijn.
Stap 2
Maak bij het neerleggen van het persoonsdossier van een medewerker tevens een inventaris op van de te deponeren documenten. Bewaar in een persoonlijk dossier voor overdracht naar het archief alle beschikbare documenten: een vragenlijst of cv, kopieën van opleidingsdocumenten, kopieën van opdrachten voor tewerkstelling, ontslag en andere opdrachten die zijn uitgevaardigd in de loop van het werk van de werknemer. Dit kunnen opdrachten zijn om de lonen te verhogen of te verlagen, over te plaatsen, extra taken uit te voeren, enz. Voeg ook alle attesten toe die de werknemer ooit aan uw organisatie heeft getoond, een kopie van de arbeidsovereenkomst, aanvullende afspraken, regelingen met betrekking tot het werk van de werknemer.
Stap 3
Bewaar het bestand in een map met een binder, nummer alle bladen in de rechterbovenhoek. Dit moet met een eenvoudig potlood gebeuren. Bovenaan de inventaris opmaken, de folder ondertekenen, de lettercode op de beginletter van de achternaam van de werknemer zetten, alsook op de omslag van de folder in grote aantallen het jaar van ontslag uit uw bedrijf.
Stap 4
U kunt het ontslagjaar bijhouden voor één werknemer of voor meerdere die in één jaar stoppen. Heeft u meerdere medewerkers, leg dan alle persoonlijke dossiers in één gemeenschappelijke map en teken het ontslagjaar op de omslag. Er kunnen maximaal 250 vellen in één map worden opgeslagen. Vorm elke complexe zaak niet alleen op het jaar van ontslag, maar ook op het alfabet van achternamen.
Stap 5
Maak bij het overzetten van alle zaken naar het archief een afleverlijst. Geef in de eerste kolom de rangnummers van de gevallen aan, in de tweede de indexcijfers van alle gevallen volgens de nomenclatuur. De derde kolom wordt ingevuld met de naam van de kopjes, de vierde - met datum, de vijfde - met het aantal vellen, de zesde - met de houdbaarheid, de zevende kolom kunt u invullen als er aantekeningen of aanvullingen zijn.
