Een enorm en apart gebied van archiefwerk wordt beschouwd als die vragen die betrekking hebben op de voorbereiding van documenten voor hun levering aan het archief van de organisatie. Daarom verdienen ze serieuze aandacht, aangezien in deze fase van het werken met documenten vaak verschillende methodologische en praktische fouten worden gemaakt, die in de toekomst negatieve gevolgen kunnen hebben voor het werk van het archief.
instructies:
Stap 1
Alle werkzaamheden met betrekking tot de overdracht van documenten naar het archief, inclusief personeelspapieren, worden gewoonlijk onderverdeeld in de volgende fasen: - allereerst is het noodzakelijk om de vorming van documenten uit te voeren in de huidige productie en na voltooiing ervan;
- na de vorming van zaken moeten ze worden opgesteld in overeenstemming met alle vastgestelde regels;
- voer vervolgens een waardeonderzoek uit en bereid u voor op archiefbewaring;
- inventariseren van alle naar het archief van de organisatie overgebrachte documenten;
- breng in de laatste fase de officiële papieren over naar het archief van de organisatie.
Stap 2
Ten eerste moet u de juiste vorming van documenten met betrekking tot personeel in bepaalde complexen uitvoeren, dat wil zeggen in gevallen. In speciale mappen moeten dergelijke officiële papieren worden opgesteld als orders voor verschillende aspecten van de activiteiten van werknemers van het bedrijf, voor personeel, waarvoor verschillende tijdschema's zijn toegewezen voor hun opslag. Deze fase moet worden uitgevoerd, omdat een deel van de bestellingen die betrekking hebben op personeel uitsluitend zijn gewijd aan geldige kwesties die van invloed zijn op de werkplek, evenals bonussen voor werknemers en het verplaatsen naar een werkpositie. Deze papiersoort moet minimaal vijfenzeventig jaar in het archief van de onderneming worden bewaard. Tegelijkertijd weerspiegelen de meeste bestellingen die betrekking hebben op de samenstelling van het personeel, de operationele problemen van de werknemers van het bedrijf: bestellingen voor zakenreizen, dienstreizen, vakanties, enzovoort. Dergelijke documenten moeten vijf jaar worden bewaard. Om het zoeken te vergemakkelijken en het werk in verschillende gevallen te vergemakkelijken, moeten documenten met een periode van vijf jaar en een periode van vijfenzeventig jaar worden opgesteld.
Stap 3
Het is noodzakelijk om de persoonlijke rekeningen van werknemers van de onderneming en alle werknemers correct te vormen, die betrekking hebben op gegevens over lonen, strikt in alfabetische volgorde. Alle papieren in persoonlijke mappen moeten alleen in chronologische volgorde worden gerangschikt volgens de datum van ontvangst. Ook is het noodzakelijk dat alle papieren die zich in de map bevinden een archiefinventaris opmaken, die onder meer de volgende gegevens bevat: - de naam van het papier;
- volgnummer van het in de inventaris opgenomen papier;
- het aantal vellen in het document;
- datum en nummer van het document (indien nodig);
- een overzicht van het aantal in het persoonsdossier opgenomen vellen papier;
- Opmerking.
