Een goede opslag van documenten is een belangrijk onderdeel van kantoorwerk. Voordat de papieren naar het archief worden gestuurd, moeten ze worden geflitst. Om dit te doen, moet u de basisregels voor het archiveren van zaken kennen.
Het is nodig
- - priem;
- - naald;
- - harde draad;
- - lijm.
instructies:
Stap 1
Nummer alle vellen met een zwart potlood. Het nummer staat in de rechterbovenhoek. Plaats de documenten in chronologische volgorde, te beginnen met de oudste. Als er enveloppen met bijgevoegde documenten zijn, moet u de envelop en vervolgens elk document erin nummeren.
Stap 2
Verwijder alle paperclips en andere metalen onderdelen. Als uw document geen indieningsmarge heeft, plak er dan een stuk papier op. Bereid alle papieren voor op het stiksel door de vier gaatjes te baseren en ze in de kartonnen omslag te plaatsen.
Stap 3
De bundels documenten moeten worden vastgeklemd met een klem, doorboord met een priem of geboord met een speciaal apparaat voor het hechten van documenten. Zonder de klemmen te verwijderen, naait u de papieren met een lange naald met grove draad, touw of tape.
Stap 4
Voor correct naaien is het noodzakelijk om de naald vanaf de achterkant in het gat te steken dat de tweede op een rij is, de naald langs de achterkant te leiden en weer terug te keren naar het tweede gat. Daarna moet de naald naar de voorkant worden gebracht en moet het tweede gat worden genaaid, maar al van bovenaf. De draad wordt aan de achterkant uitgetrokken en de twee uiteinden zijn vastgezet zodat de draadstaarten kunnen worden verzegeld met papier (calqueerpapier).
Stap 5
Het zegel van de organisatie wordt op het papier geplakt dat aan de draden is geplakt, en ambtenaren (directeur, hoofdaccountant) ondertekenen ook. Op de kartonnen omslag is een inventaris van documenten geplakt, die in een bundel zijn geordend. Het moet de naam van de organisatie en haar structurele eenheid vermelden, de datum vermelden, de bewaartermijn van documenten en de archiefcode aangeven, als deze in uw organisatie is aangenomen.
