Belangrijke documentatie - contracten, facturen, akten - moet gedurende lange tijd in het bedrijf worden bewaard. Voor sommige effecten is deze periode vijf of zelfs tien jaar. Om te voorkomen dat de documenten verkreukeld raken of verloren gaan, moeten ze correct worden gearchiveerd en gearchiveerd.
Noodzakelijk
- - mappen - bindmiddel;
- - transparante dossiers - zakken.
instructies:
Stap 1
Om een contract in te dienen, wacht u tot het door alle geïnteresseerde partijen is ondertekend. Ontvang handtekeningen van de CEO's van beide partijen en breng hun zegels aan. Maak vervolgens kopieën van het document en geef ze aan alle betrokkenen.
Stap 2
Geef het contract een nummer. Het moet cijfers en letters bevatten. Bijvoorbeeld 123-AB. Vul het nummer van de ondertekening van het document in.
Stap 3
Maak een contractlogboek. Vul daar het documentnummer in, de datum van ondertekening en de rechtspersoon waartoe het behoort. De nummers moeten in volgorde gaan, de een na de ander, afhankelijk van wanneer het contract werd ondertekend.
Stap 4
Als er meerdere rechtspersonen in het bedrijf zijn, moet elk contractjournaal zijn eigen juridische entiteit hebben. Dit voorkomt verwarring.
Stap 5
Zet het contract in een apart bestand. Als er meerdere contracten zijn, stop dan alles in één zak. Dit maakt het gemakkelijker om documenten te vergelijken en indien nodig terug te vinden.
Stap 6
Plaats de map in de map en zet hem vast met de speciale houders. Vul het niet strak, de documenten worden gekreukt. Schrijf op de rug van de map de rechtspersoon, de documenten waarvoor ze zijn opgeslagen, evenals het jaar waarin ze zijn ondertekend.
Stap 7
Na het verstrijken van drie jaar kunnen de mappen met contracten naar het magazijn worden gestuurd. Vouw ze in kartonnen dozen en plaats ze op een plaats die niet toegankelijk is voor vocht. Vermeld op de verpakking ook de rechtspersoon waarop de documenten betrekking hebben en het jaar van ondertekening van de contracten.
Stap 8
Facturen en handelingen worden op dezelfde manier gearchiveerd als contracten. Maar in plaats van een papieren register van documenten, is het beter om een elektronisch register te hebben. Bijvoorbeeld in het programma "1C: Boekhouding". Je kunt het hier gratis downloaden: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Dit stelt u niet alleen in staat om alle effecten bij te houden, maar ook om er verschillende bewerkingen mee uit te voeren - extra exemplaren afdrukken, fouten corrigeren, enz.
