Registratie van documenten voor indiening in het archief vindt plaats na het einde van het jaar. Zo worden documenten voorbereid voor opslag in verband met de vastgestelde regels. Afhankelijk van de bewaartermijn, maar ook van de waarde van de documenten, worden dossiers volledig of volgens een vereenvoudigd systeem afgehandeld.
instructies:
Stap 1
Maak een lijst met zaken voor documenten van tijdelijke opslag (tot en met 10 jaar). Controleer de juistheid van de vorming van de zaak (of er documenten zijn met een permanente bewaartermijn). Laat de zaken in de mappen, ze moeten worden gesystematiseerd volgens de naamgeving van de zaken en ze hoeven niet te worden genummerd. Zaken worden overgedragen aan het archief volgens de nomenclatuur van zaken.
Stap 2
Bij langdurige opslag (langer dan 10 jaar) wordt het volgende uitgevoerd:
1. Binding van de koffer (ingesloten in een harde map of omslag met sterke draad in vier gaten of kan worden ingebonden).
2. Nummering van de vellen (uitgevoerd met een zwart grafietpotlood in de rechterbovenhoek, zonder de tekst van het document aan te raken).
3. Opstellen van een certificatie-opschrift (vermeld hoeveel vellen zijn omzoomd, of er beschadigingen zijn, teken en datum).
4. Opstellen van een interne inventaris van documenten (voor zaken met bijzonder waardevolle documenten, persoons-, gerechtelijke en onderzoekszaken, enz.). Vermeld aan het einde van de inventaris het aantal documenten in de koffer en het aantal bladen van de inventaris.
5. Registratie van alle details van de omslag van de zaak (naam van de instelling, structurele eenheid, administratief register van de zaak, titel van de zaak, houdbaarheid van de zaak.
Stap 3
Maak een inventaris van documenten van permanente of langdurige opslag. Het moet het individuele zaaknummer bevatten, evenals de inhoud en samenstelling ervan in de kop van de zaak. De inventaris moet ook de bewaartermijn van de zaak aangeven. Vermeld het aantal zaken en het aantal eerste en laatste zaken, teken en datum. Voor personeelszaken wordt een aparte inventarisatie gemaakt.
Stap 4
Dien de voorbereide bestanden in bij het archief. De archiefmedewerker in uw aanwezigheid controleert het aantal zaken volgens de nomenclatuur of inventaris, maakt een bevestigingsinschrijving, markeert het aantal ontbrekende zaken, stelt de datum van aanvaarding en overdracht van zaken vast. De inventaris wordt bevestigd door de handtekeningen van de personen die de overdracht en aanvaarding van zaken hebben uitgevoerd.
