De overdracht van documenten naar het archief wordt geregeld door federale wet nr. 125-F3 "Over archiefzaken in de Russische Federatie". Documenten moeten worden opgesteld, beschreven, gearchiveerd en genummerd. Dit moet gebeuren binnen 12 maanden vanaf de datum waarop de zaak is gesloten.
Noodzakelijk
- - map;
- - bindmiddel;
- - een eenvoudig potlood;
- - documentaire inventaris;
- - inventaris overdragen.
instructies:
Stap 1
Om documenten naar het archief over te brengen, moet u ze op volgorde rangschikken. De nestvolgorde moet in chronologische volgorde staan. Als u bijvoorbeeld een strafzaak doorverwijst, is de eerste pagina een kopie van het gerechtelijk bevel, de tweede de voorlopige beslissing en het volgende is het onderzoek van de zaak, te beginnen vanaf de voltooiing ervan. Als u documenten van de personeelsafdeling naar het archief overbrengt, dan is het eerste blad een ontslagaanvraag, het tweede een ontslagbesluit, het derde is alle documenten op datum vanaf het einde.
Stap 2
Nummer alle vellen beginnend met nummer één in de volgorde van de lay-out. Doe de nummering met een eenvoudig potlood, maar duidelijk. Maak een inventaris van de documenten, schrijf op het einde hoeveel nummers en pagina's je hebt, zet je handtekening, de datum waarop de inventaris is opgesteld, het zegel van de organisatie, de handtekening van het hoofd.
Stap 3
Maak alle vellen vast met een binder, plak er een inventaris op. Zet op de map de lettercode bij de achternaam van de burger waarmee u de zaak overdraagt en het jaartal van de overdracht van documenten naar het archief. Het jaar moet hetzelfde zijn als waarin de zaak is geëindigd.
Stap 4
Maak voor elke zaak een aparte map, of plaats alle koffers in één jaar in één grote map en maak een algemene inschrijving op de code en lettercode, dat wil zeggen dat alleen de koffers van die burgers waarvan de achternaam met dezelfde letter begint, kunnen in één map worden geplaatst. Maar als u een aantal documenten in één grote map invult, mag het aantal gemeenschappelijke bladen niet meer dan 250 zijn.
Stap 5
Voordat u zaken naar het archief overbrengt, maakt u een overdrachtsinventaris op. De eerste kolom van de inventaris is bedoeld voor het invoeren van de serienummers van alle gevallen, de tweede voor indexen op de nomenclatuur. Voer in de derde kolom de naam van alle rubrieken in, in de vierde - de datum van overdracht, in de vijfde - het aantal vellen, in de zesde - de vastgestelde bewaartermijnen voor de zaak in het archief, in de zevende kolom, voer alle toevoegingen en opmerkingen in. Meestal wordt de zevende kolom ingevuld als er om wat voor reden dan ook bladen ontbreken in de documenten, of als u ze meteen verkeerd in de inventaris hebt ingevoerd en wijzigingen hebt aangebracht.
