Documenten die de organisatie binnenkomen, zijn onderworpen aan boekhouding. Meestal is het registreren van inkomende brieven de taak van het kantoor, maar in kleine teams wordt deze verantwoordelijkheid vaak toegewezen aan de secretaris. De methode voor het verwerken van correspondentie wordt in de regel gedetailleerd beschreven in de interne instructies voor kantoorwerk. Als het afwezig is, moet u zich bij het verwerken van nieuwe documenten aan een bepaalde volgorde van acties houden.
Noodzakelijk
- - journaal van registratie van inkomende correspondentie;
- - stempel "Inkomende brief".
instructies:
Stap 1
Accepteer en sorteer de inkomende correspondentie. Alle brieven moeten worden geopend, behalve die met een speciaal teken, bijvoorbeeld "Persoonlijk aan de manager" of "Vertrouwelijk", enz. Haast je niet om de envelop weg te gooien, controleer eerst of het retouradres in de tekst staat. Registratie vereist geen boekhoudkundige documenten (facturen, facturen), felicitaties, reclamemateriaal.
Stap 2
Voer informatie over de ontvangen brieven in het logboek van inkomende correspondentie in. Het kan elektronisch of traditioneel (papier) zijn. Volg bij het invullen van elektronische formulieren de aanbevelingen van de programmaontwikkelaars. Computersystemen vergemakkelijken administratief werk, helpen om snel de informatie te vinden die u nodig hebt. Eenwording is echter belangrijk in hen, strikte naleving van de regels voor het invoeren van informatie, anders kan het document verloren gaan in de database.
Stap 3
Koop een traditioneel logboek bij een drukkerij of regel het zelf in een A4 notitieboekje. De belangrijkste vereiste hiervoor is zoekgemak, duidelijkheid en nauwkeurigheid van vullen. Het is handig om een dagboek bij te houden in de vorm van een tabel met de volgende kolommen: 1. Registratie datum. Beschouw inkomende brieven op de dag van ontvangst en leg ze 's avonds ter behandeling voor aan de manager, tenzij de organisatie een andere procedure heeft gevolgd; Registratie nummer. Dit documentattribuut bestaat uit het dossiernummer "Inkomende documenten" (volgens de goedgekeurde nomenclatuur van de organisatiezaken) en het volgnummer (vanaf het begin van het kalenderjaar) van de ontvangen brief. Bijvoorbeeld "nr. 01-12-273", waarbij 01-12 het nomenclatuurnummer van de zaak is, 273 het unieke nummer van de letter. Alle ontvangen correspondentie wordt eenmalig geregistreerd, ongeacht het aantal later ontvangen exemplaren, ook elektronische; 3. De auteur van de brief (organisatie, persoon), bijvoorbeeld "Vstrecha LLC" of "Regionale administratie, plaatsvervangend hoofd V. S. Sidorov", enz. 4. Het onderwerp van het document. U kunt deze kolom invullen met informatie uit de kop van de brief of na het lezen kort de hoofdgedachte formuleren. Schrijf zo dat u later gemakkelijk kunt onthouden om welk document het gaat en dit aan uw collega's uit te leggen. Bijvoorbeeld "Bij het sluiten van een overeenkomst voor vervoersdiensten" of "Over het verstrekken van informatie over inkomstenbelasting vóór 12.12.2011", enz.; 5. Uitvoerder. Vul het vakje in na ontvangst van het beheerdersvisum. Voer de naam in van de persoon die het antwoord zal voorbereiden. Noteer hier de uitgerekende datum. Markeer of onderstreep de datum van antwoord op de dringende brief. Opmerkingen. Hier kunt u aantekeningen maken over de uitvoering van de opdracht van de manager, of de aanwezigheid van belangrijke bijlagen bij de brief aangeven, of het aantal exemplaren markeren dat werknemers op het werk hebben.
Stap 4
Vul de tabel naar eigen inzicht in. Als u bijvoorbeeld bang bent voor de veiligheid van documenten, selecteert u bij ontvangst van de brief het vakje voor de handtekening van de aannemer. Overlaad het dagboek en uzelf echter niet met overdreven uitgebreide vermeldingen. Het document bevat alle benodigde informatie, registratieformulieren helpen alleen om het stadium van het werk eraan te traceren.
Stap 5
Zet een speciale stempel op alle letters, die het type correspondentie aangeeft - "Inkomend". De afdruk moet in de rechterbenedenhoek van de eerste pagina van het document staan. Zorg ervoor dat de print de tekst niet overlapt. Voer het serienummer en de ontvangstdatum handmatig in de printregel in.
