Voor een beginnende klerk kan het ontwerp van inkomende correspondentie een krachtmeting zijn. Zodra het proces echter wordt opgesplitst in eenvoudige en begrijpelijke stappen, wordt het een onopvallend onderdeel van de werkdag.
instructies:
Stap 1
Alle documenten die door de organisatie worden ontvangen, moeten dezelfde dag worden geregistreerd, ongeacht hoe ze daar zijn aangekomen (per e-mail, per koerier, per fax, enz.). E-mails moeten worden afgedrukt, telefoonberichten moeten worden opgenomen.
Stap 2
Kolom # 1 van het journaal geeft de ontvangstdatum van elk document aan. Kolom # 2 - het registratienummer. Het nummer wordt toegekend in volgorde van ontvangst, waarbij elk kalenderjaar met één begint. Vervolgens wordt elk afgeleverd document gecontroleerd: of het correct is afgeleverd, of het pakket heel is. Als er niet "persoonlijk" op staat, wordt de envelop of zak geopend en wordt de inhoud gecontroleerd. Als er een inventaris is, controleren ze die. Als sommige van de gespecificeerde documenten ontbreken, moet u een passende akte opstellen en een notitie in het journaal van inkomende correspondentie plaatsen in de sectie "Notities". Het aantal vellen met bijlagen is aangegeven in kolom nr. 3.
Stap 3
Het type correspondentie wordt ingevuld in kolom nr. 4. Dit kan een verzoek zijn, een afstemmingsrapport, een brief, een attest, een telegram, een melding, enz. De volgende twee kolommen geven de afzender en het uitgaande nummer van de brief aan.
Stap 4
In kolom nr. 7 moet een samenvatting van de zending worden vermeld. Bijvoorbeeld: “Over het verstrekken van een certificaat op de schuld van AA Ivanov. bank "of" Aanvraag voor herberekening van de salarissen van VV Sidorova ".
Stap 5
Vervolgens wordt de correspondentie uitgedeeld aan de geadresseerden en na ontvangst van de resolutie wordt deze ingevoerd in kolom nr. 8, met vermelding van de volgende twee uitvoerders en de deadline voor de uitvoering van het document. De Notes geven aan dat het document is uitgevoerd en waar het is gearchiveerd.
