Soms vragen mensen die brieven gebruiken voor zakelijke communicatie zich af of het mogelijk is om de beslissing van de geadresseerde op enigerlei wijze te beïnvloeden. Sommige mensen denken dat dit onmogelijk is; anderen beantwoorden de vraag bevestigend. Wie heeft er gelijk? Zakelijke correspondentie is een zeer delicaat werk. Na het invullen van de brief dient u respect te tonen voor de geadresseerde, correct en onopvallend te zijn! Je kunt een persoon beïnvloeden via papier, maar hiervoor moet je enkele regels volgen.
Psychologisch contact leggen
Psychologisch contact in zakelijke correspondentie is erg belangrijk, omdat samenwerking bij afwezigheid bijna onmogelijk is. Spreek de geadresseerde aan met het woord "Geachte". Kort woorden in een koptekst nooit af. Dat wil zeggen, als u de persoon niet goed kent, kunt u als volgt solliciteren "Geachte heer Petrov", en niet "Uv. De heer Petrov".
Als je eerder iemand hebt ontmoet en hebt gesproken over een aantal onderwerpen die betrekking hebben op je werk, gebruik dit feit dan in de inleiding. Als u de geadresseerde niet kent, informeer dan naar zijn bedrijf.
Een voorbeeld van een introductie.
1. Beste Petr Petrovitsj! Tijdens een zakelijke bijeenkomst die op 12 oktober van dit jaar in restaurant Angara plaatsvond, bespraken we het onderwerp investeringen in kleine bedrijven.
2. Geachte heer Petrov! We hebben vernomen dat uw bedrijf een leider is in de regio Irkoetsk in de productie van lintzagen. Ons bedrijf houdt zich bezig met de productie van zagerijen. Wij willen in de toekomst graag met u samenwerken.
Als u merkt dat het hoofd van de organisatie zich grote zorgen maakt over zijn reputatie en op zoek is naar partners, kunt u hem om advies vragen. Zo iemand wil graag helpen, omdat je de reputatie van het bedrijf kunt beïnvloeden. Het is erg handig om met een dergelijke organisatie samen te werken, omdat de manager zal proberen aan alle voorwaarden van het contract te voldoen, om geen negatieve beoordelingen te krijgen.
Argumenten en feiten zoeken
Om een klant ervan te overtuigen dat je gelijk hebt, moet je argumenten vinden. Ze zijn medium, sterk en sterkst. Psychologen adviseren om bij het opstellen van een brief de volgende volgorde aan te houden: sterk - gemiddeld - sterk.
De sterke zijn onder meer de volgende argumenten:
- Tijdens de presentatie komen de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van apparatuur voor de productie van lintzagen aan bod.
- De prijs van de aangeboden apparatuur zal 30% onder de marktprijs liggen.
Gemiddelde feiten zijn onder meer:
- De deelnemers aan de presentatie krijgen de kans om de nieuwe apparatuur in actie te zien en krijgen advies over de werking van de apparaten.
- De garantie op de aangeboden apparatuur wordt verhoogd met 2 jaar.
De sterke zijn onder meer de volgende argumenten:
- Aan het einde van de presentatie vindt een actie plaats, waarvan de deelnemers bij aankoop van apparatuur een tweede volledig gratis kunnen krijgen.
Het probleem van de geadresseerde vinden
Probeer, voordat u iets voorstelt, een reden te vinden die de lezer ertoe zou kunnen brengen uw diensten te gebruiken of een product van u te kopen. U biedt bijvoorbeeld een vrachtdienst aan. Bestudeer het werk van de geadresseerde zorgvuldig, identificeer zijn ontevredenheid. Om dit te doen, kunt u een "spion" sturen. U kunt ook zien welk bedrijf hij gebruikt. Zoek vervolgens de negatieve aspecten van de organisatie die het vrachtvervoer uitvoert. Probeer een probleem te identificeren dat zich kan voordoen tijdens het werken met een derde partij.
Als u apparatuur aanbiedt die beter is dan degene die door de geadresseerde wordt gebruikt, schrijf er dan zeker over in de brief, verwijzend naar het feit dat met uw apparaten het productievolume drastisch zal toenemen.
Gedachten formuleren
Probeer je gedachten correct te formuleren. Zo adviseren psychologen om de partikels "niet" en "noch" niet te gebruiken in zakelijke correspondentie.
Voorbeeld.
Verkeerde zin: op 12 oktober zou het u geen kwaad kunnen om onze tentoonstelling te bezoeken.
Juiste zin: op 12 oktober zien we u graag op onze beurs.
Letterontwerp
De houding van de geadresseerde ten opzichte van uw bedrijf hangt af van de vormgeving van uitgaande correspondentie. Zakelijke correspondentie omvat het gebruik van zakelijk briefpapier. Je moet niet experimenteren met lettertype en grootte, het is beter om te kiezen voor standaarden, dat wil zeggen Times New Roman lettertype en grootte 12. Ook al zijn dit kleinigheden, maar op psychologisch vlak heeft het een grote invloed op een persoon!
