De kenmerken van het opbouwen van een constructieve zakelijke dialoog zijn afhankelijk van de situatie waarin deze plaatsvindt en de doelen die voor u zijn gesteld. In ieder geval moet u vooraf goed nadenken over de vragen en antwoorden aan de gesprekspartner, en vooral aan de accountant.
instructies:
Stap 1
Tegenwoordig zijn auditors uiterst zeldzaam om onverwachts te zijn. Meestal geven ze hun bezoek vooraf aan of hebben ze zelfs een aankomstschema - wekelijks of maandelijks. Als u weet op welke dag de cheque zal aankomen, bereidt u van tevoren alle benodigde papieren voor en legt u ze in een apart dossier.
Stap 2
Blader door de voorbereide documenten. Besteed aandacht aan twijfelachtige plaatsen erin. Ook kunnen zij vragen stellen aan de accountants. Maak van tevoren de documenten opnieuw of bedenk wat je precies gaat antwoorden. Schrijf alle argumenten op een stuk papier, geef ze aanvullende informatie.
Stap 3
Als de auditor arriveert, vraag dan welke hulp hij nodig heeft. Mogelijk hebt u briefpapier nodig - papier, pen. Of een computer met internet. Spreek beleefd en vriendelijk. Zowel jij als hij voeren hun officiële taken uit, waar geen plaats is voor emoties.
Stap 4
Vraag de auditor of uw aanwezigheid nodig is. Misschien kan hij het zelf. Zorg ervoor dat u bij uw vertrek uw telefoonnummer - mobiel en werk - achterlaat, zodat de auditor altijd contact met u kan opnemen.
Stap 5
Als de auditor vragen heeft, beantwoord deze dan duidelijk, zonder af te wijken van het onderwerp. Niemand heeft overbodige details nodig. Daarnaast kan aanvullende informatie aanleiding geven tot een nieuwe controle, die lang zal aanslepen.
Stap 6
Let bij het spreken met de auditor op de vragen die hij stelt. Wat interesseert hem meer en wat roept twijfels op. Bereid documenten voor voor uw volgende bezoek op basis van de ontvangen informatie.
Stap 7
Als je de vraag van de auditor niet kunt beantwoorden, neem dan contact op met je leidinggevende. Of vraag tijd om informatie voor te bereiden. Zeg in geen geval “ik weet het niet” tegen de auditor. Hierdoor kan onzekerheid ontstaan over uw competentie.
Stap 8
Probeer in een gesprek geen specifieke termen te gebruiken met betrekking tot bijvoorbeeld productie, die de auditor misschien niet bekend zijn. Of decodeer ze onmiddellijk.
Stap 9
Blijf kalm en behulpzaam en beantwoord vragen duidelijk. Dan bouw je een constructieve dialoog op en creëer je een fundament van welwillende wederzijds voordelige relaties voor de toekomst.
