De activiteiten van veel ondernemingen houden verband met het sluiten van contracten voor de levering van goederen, de aankoop van grondstoffen en componenten. Elk bedrijf sluit contracten af met werknemers. Om de documentatie gebruiksvriendelijker te maken, is het wijdverbreid om een grote verscheidenheid aan boekhoudkundige tijdschriften bij te houden. In zo'n dagboek is het handig om bijvoorbeeld de chronologie van de verplaatsing van afzonderlijke documenten en de details van contracten vast te leggen.
Noodzakelijk
- - een journaal voor de boekhouding van contracten;
- - contracten.
instructies:
Stap 1
Ontwikkel een formulier voor het bijhouden van contracten. Het moet de specifieke kenmerken van de onderneming weerspiegelen en gemakkelijk te gebruiken zijn. Bij een grote onderneming kunt u een dergelijk formulier van het tijdschrift goedkeuren door een speciale bestelling, aan te vullen met aanbevelingen voor het invullen van de documentatie.
Stap 2
Ontwerp de titelpagina van het tijdschrift. Vul hier de naam van het document in. Vermeld de naam van het bedrijf en alle vereiste details. Voer de startdatum voor het loggen in. In een groot bedrijf is het raadzaam om voor elke bouwkundige eenheid een apart contractlogboek bij te houden. Nummer de pagina's van het tijdschrift, niet het indien nodig en plak het zegel van de organisatie.
Stap 3
Verdeel de werkpagina's van het tijdschrift in verschillende kolommen, waarvan het aantal wordt bepaald door uw behoeften en de specifieke kenmerken van de contracten. Geef kolommen voor het serienummer van het document, de datum van het contract en de vervaldatum. In een aparte kolom staat een korte aanduiding van het onderwerp van de opdracht. Vermeld in het journaal ook de personen die verantwoordelijk zijn voor de nakoming van de contractuele verplichtingen.
Stap 4
Als u denkt dat de elektronische vorm van het tijdschrift handiger is, ontwikkel dan uw eigen softwareproduct voor opnamecontracten of bestel dit werk bij een gespecialiseerde organisatie. In sommige gevallen kunt u hiervoor het Microsoft Excel-spreadsheetprogramma gebruiken.
Stap 5
Wijs een functionaris aan die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het journaal. Meestal is deze persoon een medewerker van de personeelsafdeling van de onderneming of een medewerker van de juridische afdeling.
Stap 6
Maak er een regel van om contracten systematisch bij te houden, waarbij u de documentatie die erin staat op een continue manier weergeeft, en niet van geval tot geval. Dit zal het management van de onderneming in staat stellen een volledig beeld te krijgen van de processen die plaatsvinden in het bedrijf en zal een mogelijkheid bieden om snel te navigeren in de dichte stroom van documentatie.
