Elke onderneming sluit contracten af (arbeid, levering, aankoop van goederen). In de regel worden ze opgeslagen in archieven. Voor het gemak van het gebruik van deze documenten en het elimineren van de reden voor hun verlies, worden ze vastgelegd. Er wordt een speciaal journaal opgezet, waarin de details van contracten, aanvullende afspraken daarop worden vastgelegd en ook de chronologie van hun beweging wordt vastgelegd.
Het is nodig
- - journaal voor de boekhouding van contracten op papier;
- - softwareproduct voor de boekhouding van contracten;
- - bedrijfsdocumenten.
instructies:
Stap 1
Er is geen uniform formulier voor het document over de boekhouding van contracten. Maar u kunt het zelf ontwikkelen of een speciaal softwareproduct kopen dat is ontworpen om informatie over contracten op te slaan. Maar de eerste optie is gratis, stop daar als je geen extra kosten nodig hebt.
Stap 2
Schrijf de naam van het document op de titelpagina van het contractboekhoudingsjournaal. Vul a.u.b. uw bedrijfsnaam in. Als het bedrijf groot genoeg is, is het raadzaam om voor elke bouweenheid een apart magazijn te hebben. Schrijf in dit geval de naam van de afdeling. Vul de datum in waarop het document is ingediend, persoonlijke gegevens, de functie van de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het journaal. In de regel is dit een personeelsfunctionaris die contracten opstelt met personeel, een medewerker van de juridische afdeling die zich bezighoudt met het onderhouden van contracten met tegenpartijen.
Stap 3
Schrijf de naam van het document op de titelpagina van het contractboekhoudingsjournaal. Vul a.u.b. uw bedrijfsnaam in. Als het bedrijf groot genoeg is, is het raadzaam om voor elke bouweenheid een apart magazijn te hebben. Schrijf in dit geval de naam van de afdeling. Vul de datum in waarop het document is ingediend, persoonlijke gegevens, de functie van de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het journaal. In de regel is dit een personeelsfunctionaris die contracten opstelt met personeel, een medewerker van de juridische afdeling die zich bezighoudt met het onderhouden van contracten met tegenpartijen.
Stap 4
Maak acht grafieken met behulp van een spreadsheet. Afdrukken op papier. Voer in de eerste kolom van het journaal het serienummer van het contract in, in de tweede - het nummer van het document dat eraan is toegewezen bij het sluiten. Schrijf in de derde en vierde kolom van het contractboekhoudingsjournaal de startdatum, vervaldatum van het document. Geef in de vijfde kolom het onderwerp van het contract aan. Bijvoorbeeld voor de levering van componenten.
Stap 5
Vul in de zesde kolom de naam van de tegenpartij (leverancier, koper), werknemer (bij rekening houden met arbeidsovereenkomsten met personeel). Schrijf in de zevende kolom van het tijdschrift in welke map het contract zich bevindt (in de regel krijgen mappen een nummer in archieven), geef de locatie van de map aan. Zet in de achtste kolom de handtekening van de persoon die verantwoordelijk is voor de bewaring van documenten (met vermelding van zijn achternaam, initialen). Stel bij het wijzigen van een werknemer een akte van overdracht van contracten op, een journaal voor hun boekhouding.
Stap 6
Vindt u het lastig om handmatig contracten bij te houden, bestel dan de ontwikkeling van een softwareproduct of koop een kant-en-klaar programma. Het kost misschien wat geld, maar in elektronische vorm heeft zo'n tijdschrift voordelen. Bij het registreren van een contract kunt u bijvoorbeeld het pad naar een document op een computer specificeren.
