Het plannen en organiseren van werktijden is een belangrijk onderdeel van effectief werken in elke functie. In het geval van de leidinggevende functie neemt het belang van voorlopige planning nog meer toe, daarom is het noodzakelijk om deze kwestie zeer zorgvuldig te benaderen.
instructies:
Stap 1
De manager kan zijn tijd zelf plannen of deze functie geheel of gedeeltelijk delegeren aan de secretaris-assistent. In ieder geval kan men niet zonder interactie met de secretaresse, aangezien hij het is die vergaderingen voorbereidt en organiseert, materiaal voor vergaderingen en inkomende oproepen ontvangt. Bovendien houdt de secretaresse meestal alle plannen van de manager die hem bekend zijn in zijn hoofd en probeert deze te verdelen volgens werkuren, daarom is het erg belangrijk om de secretaresse tijdig op de hoogte te stellen van wijzigingen in zijn plannen.
Stap 2
Maar u moet niet alleen op de secretaresse vertrouwen, het is belangrijk om te leren hoe u uw tijd zo kunt besteden dat u tijd heeft om alles te doen wat gepland is. Een goede manier om dit te doen, is door elk uur dat is verstreken te analyseren en uit te zoeken wat er precies is gedaan en hoe lang het heeft geduurd. Het is ook noodzakelijk om voor uzelf de belangrijkste wereldwijde taken als leider te benadrukken en het grootste deel van uw werktijd aan hun oplossing te besteden. In ieder geval moeten de belangrijkste taken in de eerste plaats worden opgelost, aangezien bekend is dat 80% van de huidige taken in de eerste 20% van de werkdag wordt opgelost en de rest van de tijd wordt besteed aan slechts 20% van het werk.
Stap 3
Laat geen willekeurige gebeurtenissen je schema kruisen. Het is beter om er van tevoren wat tijd aan te besteden in plannen, hierdoor heb je meer tijd om de hoofdtaken uit te voeren. Ga bij het plannen van vergaderingen, evenementen, vergaderingen, conferenties uit van de real-time die ze nodig hebben, rekening houdend met voorbereiding, voorafgaande kennismaking met de materialen, spontane discussies en vragen. Probeer dergelijke evenementen op tijd te verdelen, zodat het begin van de volgende vergadering niet tegen het einde van de vorige rust, want in dit geval zult u vaak gedwongen worden om te laat te komen of de finale te verfrommelen.
Stap 4
De taken van de secretaresse omvatten vaak een voorlopige planning voor de dag en de week, rekening houdend met de ontvangen oproepen, aanbiedingen, uitnodigingen. Het is raadzaam om aan het einde van de werkdag met de secretaris zijn idee van uw planning te bespreken en deze bij te sturen. Het is zelfs beter om dit 's middags te doen, zodat de secretaris de mogelijkheid heeft om wijzigingen door te voeren, te bellen met een voorstel om dit of dat evenement uit te stellen. Constant contact met de secretaris zou een gewoonte moeten worden, omdat zijn schema rechtstreeks van dat van jou afhangt, en veel evenementen vereisen een voorafgaande voorbereiding van zijn kant.
Stap 5
Analyseer de afgelopen werkdagen om uw tijd efficiënt in te delen. Misschien ziet u oplossingen waarmee u meer kunt doen, bijvoorbeeld meerdere vergaderingen in dezelfde ruimte houden of enkele evenementen combineren. Maak aantekeningen van voorbije en geplande gebeurtenissen in uw agenda.
