Alle documenten van de organisatie moeten goed worden bewaard. Met een overzichtelijk systeem vind je direct het juiste papiertje. Sommige soorten documenten hebben hun eigen bewaarregels, bijvoorbeeld voor bestellingen.
Noodzakelijk
mappen, dozen, papier, computer
instructies:
Stap 1
Maak een orderlog aan waarin alle orders voor de organisatie worden bijgehouden. Het tijdschrift moet noodzakelijkerwijs gebonden en genummerd zijn, wat naschrift of het verwijderen van pagina's uitsluit.
Stap 2
Het journaal moet bepaalde kolommen bevatten. De inhoud van de kolommen kan bij benadering als volgt zijn: een kolom waarin het nummer van de invoer in volgorde wordt aangegeven, de kolom met de datum van de bestelling, de kolom met een samenvatting van de bestelling, de kolom met het bestelnummer, de kolom waar de medewerker een stempel achterlaat op de bekendmaking met deze opdracht Daarnaast kan een kolom worden toegevoegd die de locatie van de bestelling aangeeft (folders of box).
Stap 3
Alle bestellingen moeten in mappen worden gesorteerd: bestellingen voor de toelating en het ontslag van werknemers (personeelsbestellingen), bestellingen die de prikkels van werknemers weerspiegelen, ze op zakenreizen en vakanties sturen, bestellingen die de belangrijkste activiteiten van de organisatie weerspiegelen. Als bestellingen uitstekende bewaartermijnen hebben, worden er aparte mappen voor aangemaakt.
Stap 4
Het orderopslagsysteem moet overzichtelijk en gesystematiseerd zijn en de continuïteit van de aan orders toegekende nummers waarborgen. Dit is met name het geval wanneer de bestelling wordt ingetrokken voor werk. Het is raadzaam om een fotokopie te maken van de in beslag genomen bestelling om verwarring te voorkomen.
Stap 5
Alle bestellingen moeten op het briefhoofd van de organisatie worden afgedrukt. In dit geval is het zegel op de bestelling niet vereist. Als de bestelling op een gewoon vel papier is afgedrukt, moet het zegel van de organisatie erop staan.
Stap 6
Als de onderneming een elektronisch systeem voor het opslaan van bestellingen heeft ingevoerd, moet dit in de hele organisatie uniform zijn. Werknemers die het recht hebben om hun handtekening op deze documenten te zetten, moeten toegang hebben tot elektronische bestellingen. Het is in dit geval erg handig om EDS (elektronische digitale handtekening) te gebruiken. Het is in ieder geval aan te raden het orderlogboek af te drukken.
