Een order is een document van groot praktisch belang. Het geeft een specifieke actie aan: het aannemen en ontslaan van een werknemer, disciplinaire maatregelen, de noodzaak om nieuwe technologie te introduceren en nog veel meer. De klerk moet zorgen voor de opslag van dit soort documenten en de mogelijkheid om snel de juiste te vinden. Hiervoor krijgt elke bestelling een uniek identificatienummer.
Noodzakelijk
- - bestellingen;
- - logboek;
- - instructie over personeelsadministratie;
- - 2 of 3 mappen.
instructies:
Stap 1
Het inschrijfformulier voor bestellingen is niet strikt wettelijk geregeld. Er is een standaardinstructie gepubliceerd door Rosarkhiv op 27 november 2000, waarin staat dat de nummering van opdrachten door personeel en hoofdactiviteit binnen een kalenderjaar afzonderlijk dient te worden uitgevoerd. Als je in een klein bedrijf werkt, waar de secretaresse ook het werk van een klerk uitvoert, begin dan met 3 mappen en 3 registratiejournalen.
Stap 2
Opstellen van instructies voor kantoorwerk. Het kan uit slechts enkele items bestaan. Geef aan welke orders 5 jaar moeten worden bewaard en welke - 75. Schrijf op in welke arrays de orders voor uw onderneming zijn verdeeld en hoe u hebt besloten ze aan te wijzen. Orders voor de hoofdactiviteit worden meestal genummerd met een volgnummer, en personeelsorders - met een nummer en een letter. Het nummer kan er bijvoorbeeld uitzien als "Bestelnr. 2-l/s" of "Bestelnr. 2-k". Denk aan verschillende benamingen voor documenten met een verschillende houdbaarheid. Korte termijn kan bijvoorbeeld worden gemarkeerd als personeel en lange termijn als personeel.
Stap 3
Verdeel bestellingen door personeel in 2 delen op houdbaarheid. Documenten over het verstrekken van regulier of educatief verlof, korte zakenreizen, incentives en disciplinaire sancties worden 5 jaar bewaard. Bewaar opdrachten voor tewerkstelling, overplaatsing, ontslag, lange zakenreizen en lange vakanties in een andere map. Schrijf de naam van de map en de houdbaarheidsdatum op de omslagen van de mappen. Bestellingen voor de hoofdactiviteit apart invullen
Stap 4
In grote bedrijven worden bestellingen door verschillende diensten uitgegeven. Documentatie voor de hoofdactiviteit wordt in de regel bewaard door de secretaris en voor het personeel - door de personeelsafdeling. Zo heeft elk zijn eigen map en zijn eigen boekhouding. Het volstaat voor een HR-specialist om 2 boeken en 2 mappen te starten en documenten te verdelen volgens bewaartermijnen. Bij een zeer grote documentenstroom is elke map echter vaak ingedeeld volgens het soort opdrachten. Als uw onderneming een apart opslagsysteem heeft ingevoerd, nummert u orders nog steeds op volgorde binnen een gemeenschappelijke array en registreert u ze in één dagboek.
Stap 5
Orders voor de hoofdactiviteit kunnen niet alleen voor het hele bedrijf gelden, maar ook voor afzonderlijke divisies. Ontwikkel code voor elke afdeling of afdeling. Het kan een letter of een cijfer zijn. Vergeet niet dat de aanduiding van opdrachten voor de hoofdactiviteit moet verschillen van die welke wordt geaccepteerd in het personeelsdossierbeheer van uw bedrijf. In dit geval valt de nummering binnen de algemene reeks van "hoofdactiviteit".
