Een officiële receptie is een van de meest populaire vormen van zakelijke bijeenkomsten in de representatieve praktijk van bedrijven. Een goed georganiseerde ontvangst van gasten is een geweldige kans om nieuwe en oude zakelijke banden met partners aan te gaan en uit te breiden, om belangrijke informatie voor het bedrijf te ontvangen, om zijn reputatie te versterken, om nieuwe "kleuren" aan het imago toe te voegen.
instructies:
Stap 1
Redenen voor recepties kunnen heel verschillend zijn: vakanties, jubilea van belangrijke evenementen, een bezoek van een geëerde gast (of hem uitzwaaien), aankomst (of vertrek) van een delegatie van een partnerbedrijf, opening van een tentoonstelling, ondertekening van een "noodlottige gast". " contract of overeenkomst, informatieve gelegenheid die ondersteuning vereist contacten met vertegenwoordigers van de pers. Het kan gewoon een regulier evenement van de organisatie zijn - zonder enige connectie met een evenement.
Stap 2
Het voorbereidingsplan voor toelating omvat:
• selectie van de vorm (soort) toelating, • het opstellen van een gastenlijst, • verspreiding van uitnodigingen,
• plannen van zitplaatsen aan tafels, tafeldekken, menu samenstellen (bij het organiseren van "maaltijden" - ontbijt, lunch, diner) Voorbereiding van de inhoudelijke component is allereerst: het plannen van een onderwerp voor een gedachtewisseling en vakkundig "opbouwen" van de toespraken-commentaren van de activisten van de bijeenkomst, die tijdens de receptie wordt gecoördineerd door de presentator(en). Hun doel is om het evenement productief en interessant te maken voor alle genodigden.
Stap 3
Technieken worden meestal onderverdeeld in:
• overdag en 's avonds;
• met zitplaatsen (dwz met zitplaatsen die vooraf aan gasten zijn toegewezen) en zonder zitplaatsen;
• formeel (formeel) en informeel (informeel).
Stap 4
Middagafspraken zijn korte afspraken in de middag. Voor dergelijke recepties stonden de namen stevig vast: "glas champagne", "glas wijn", "ontbijt".
De eerste twee formaten zijn het eenvoudigst. Zitplaatsen aan de tafels zijn niet gepland (drankjes, snacks worden door obers aangeboden aan staande gasten - in de regel van 12.00 tot 13.00 uur).
"Ontbijt" duurt van anderhalf uur tot twee (meestal in de pauze van 12.00 tot 15.00 uur). Kledingvoorschrift - casual (tenzij anders vermeld in de uitnodigingen).
Stap 5
Avondrecepties zijn plechtiger. Dit zijn “thee”, “cocktail”, “buffet”, “lunch”, “lunch-buffet”, “thee”, “diner”.
"Thee" - ontvangst tussen 16.00 en 18.00 uur. Dit is een traditioneel vrouwenbijeenkomst van 1-1,5 uur. Zoetwaren en bakkerijproducten, fruit, sappen, water, dessert en droge wijnen worden aan tafel geserveerd (snacks zijn zeldzaam).
"Cocktail" en "buffet" (staand gehouden) - bijeenkomst tussen 17.00 en 20.00 uur. Duurt 2 uur. Op het menu staan koude snacks, gebak, fruit (soms warme snacks). Alcohol wordt uitgestald op tafels of geserveerd in glazen door obers. Kledingvoorschrift - zoals aangegeven in de uitnodigingen: ofwel een casual pak of een smoking.
"Lunch" wordt georganiseerd van 20.00 tot 21.00 uur, duurt 2-2,5 uur. Zijn gerechten: koude voorgerechten, soep, warm (vlees en vis), dessert, alcoholische dranken (elk gerecht heeft zijn eigen). Na het diner (duur van een uur) worden de gasten uitgenodigd in de huiskamer, waar thee of koffie wordt geserveerd.
"Dinner" is de laatste receptie, begint om 21.00 uur of later. Het menu is vergelijkbaar met het dinermenu. Evenals de vorm van kleding - een donker pak, een smoking of rokkostuum voor mannen en een avondjurk voor vrouwen.
"Lunchbuffet" - een minder formele receptie (meestal georganiseerd na een filmvoorstelling of een concert). Tafels met hapjes worden geserveerd als een buffettafel. Zitplaatsen aan tafels voor 4-6 personen is gratis.
Stap 6
Denk bij het organiseren van een receptie tot in de puntjes na. Zorg ervoor dat de grootte van de kamer overeenkomt met het aantal gasten. Wat het menu betreft, het moet rekening houden met de smaak, nationale en religieuze tradities van de gasten (zorg, indien van toepassing, voor de bereiding van zowel magere als vegetarische gerechten).
