De vergadering is een traditioneel kenmerk van elk managementproces. Het belang, de aard, het technisch niveau en de duur van deze zakelijke bijeenkomst kan variëren afhankelijk van de specifieke doelen en voorwaarden van de bijeenkomst. Tegelijkertijd heeft deze gebeurtenis twee belangrijke onderscheidende kenmerken: tijdens de vergadering wordt een of ander probleem of taak besproken en moet het resultaat een bepaalde beslissing zijn. Een succesvolle meeting vraagt om een heldere organisatie.
instructies:
Stap 1
Formuleer het doel van de vergadering voordat u een vergadering bijeenroept en een specifieke groep deelnemers uitnodigt. Verduidelijk voor jezelf: met welke beslissing het moet eindigen. Het resultaat kan zijn de goedkeuring van een werkplan voor een bepaalde periode, het uitwerken van een concept van een concrete opdracht, het opstellen van een netwerkplanning, enz.
Stap 2
Als een probleem tijdens een vergadering wordt opgelost, zal het doel van een zakelijke bijeenkomst het beantwoorden van de vragen vereisen: waarom, waarom en hoe. Er is een onveranderlijke regel: voordat u akkoord gaat, moet u het eens zijn over wat er zal worden besproken. Het kan zijn dat gezaghebbende deelnemers aan de vergadering denken dat het aangegeven probleem niet bestaat. Bijzondere bijeenkomsten - voor het genereren van (ontwikkelen) ideeën. Ze kunnen de vorm aannemen van de zogenaamde "brainstorming". De setting voor een dergelijke procedure heeft een niet-standaard, creatieve nodig.
Stap 3
Een belangrijke fase in de voorbereiding van de vergadering is het opstellen van de agenda. Een vergadering kan nutteloos en onproductief zijn als de informatieve en problematische componenten niet werken. Denk daarom duidelijk na over de setting van het gespreksonderwerp. Vergelijk: "De kwestie van het verhogen van de verkoop van product A in het retailnetwerk" en "Het overeenkomen van acties om de verkoop van product A in het retailnetwerk te vergroten." In het eerste geval kan de discussie uitmonden in banale rapporten, in het tweede geval in de oplossing van pijnlijke problemen.
Stap 4
De locatie van de bijeenkomst is ook belangrijk. Er is een juiste psychologische observatie: als de discussie wordt gevoerd in het kantoor van een leider, kan zijn visie op het oplossen van een bepaald probleem duidelijk dominant zijn en meer de voorkeur hebben. Elke andere kamer (vergaderruimte, ruime kamer) kan de beste optie zijn. Onthoud: de zone van comfortabele communicatie is ongeveer een meter verwijderd. Houd hier waar mogelijk rekening mee bij het plaatsen van uw stoelen. Ronde of ovale tafels zijn goed voor vergaderingen. Een retraite is misschien nog meer geschikt in specifieke situaties, maar het is een zeer kostbare optie.
Stap 5
Plan uw vergadertijd zorgvuldig. Het is irrationeel om het voor de lunchpauze of aan het einde van de werkdag te benoemen. Ochtenduren hebben de voorkeur. Als u een lange vergadering plant, neem dan pauzes of koffiepauzes (5-10 minuten per uur). Als u een informatieve bijeenkomst moet houden, is een optie mogelijk zonder een klassieke bijeenkomst, d.w.z. zonder stoelen.
Stap 6
Discipteert de medewerkers van de organisatie en wordt onderdeel van de bedrijfscultuur een duidelijk vergaderschema: het is aan te raden deze op een vaste dag van de week en op een bepaald tijdstip (bijvoorbeeld op vrijdagochtend) te houden.
Stap 7
Serieuze meetings vragen vaak om duidelijkheid: demonstratie van tabellen, diagrammen, tonen van videomateriaal. Voor deze behoeften is het wenselijk om een whiteboard, flip-over, scherm te hebben.
