Planners, meetings en meetings zijn een integraal onderdeel van de workflow. Hun belangrijkste taak is om elke servicesituatie collectief te analyseren. Deelnemers aan werkvergaderingen kunnen en moeten zich actief uitspreken, details bespreken en oplossingen voor problemen voorstellen. Om een vergadering effectief te laten zijn, moet de gastheer zich aan bepaalde regels houden.
Noodzakelijk
- - agenda;
- - het reglement van de vergadering;
- - protocol van de vergadering.
instructies:
Stap 1
Leer de belangrijkste tekenen van een effectieve vergadering. Er zijn er maar een paar: 1. De bijeenkomst heeft een specifiek doel; 2. De organisator heeft al het nodige voorbereidende werk gedaan; 3. De vergadering wordt alleen bijgewoond door geïnteresseerde medewerkers die direct te maken hebben met de besproken onderwerpen; 4. De discussie wijkt niet af van het hoofdonderwerp; 5. Naar aanleiding van de bijeenkomst werden direct plannen gemaakt en specifieke instructies gegeven aan medewerkers. Al deze zaken dienen persoonlijk te worden begeleid door de manager, zeker als de organisatie nog geen mechanisme heeft gevormd om effectief te vergaderen.
Stap 2
Formuleer het hoofdonderwerp van de bijeenkomst. Het moet relevant en begrijpelijk zijn voor medewerkers. Het is heel belangrijk dat de werkvergadering een specifiek doel heeft: een evenementenplan ontwikkelen, een beslissing goedkeuren, een idee naar voren brengen, enz. U moet bijvoorbeeld niet praten over de wereldwijde economische crisis als uw reclamebureau minder klanten heeft gehad. In dit geval moet de bijeenkomst gewijd zijn aan het uitbreiden van het dienstenaanbod en het wijzigen van het kortingssysteem.
Stap 3
Maak een gedetailleerde vergaderagenda. Geef daarin het hoofdonderwerp aan, de vragen die besproken zullen worden, de namen van de sprekers, de samenstelling van de genodigden, de datum, tijd en plaats van het evenement. Elk agendapunt moet het hoofdonderwerp van de vergadering beschrijven en een bepaald aspect ervan weergeven. Vragen kunnen worden gegroepeerd volgens het principe "van eenvoudig tot complex", of in een analytische volgorde - "de huidige situatie - zijn oorsprong - mogelijke oplossingen".
Stap 4
Voeg de tijdlijn van de vergadering toe aan de agenda. Daarin stelt u de tijd in voor de keynote speakers, voor informatie van de medesprekers, voor het verduidelijken van vragen en voor discussie. Maak ook tijdschema's voor kleine servicebijeenkomsten. Zo leer je jezelf en je medewerkers om werktijd te waarderen, deadlines te halen en gedachten duidelijk en to the point te uiten.
Stap 5
Maak medewerkers vooraf bekend met de agenda. Verstuur het per zakelijke e-mail of deel het uit aan iedereen die u voor de vergadering uitnodigt. Vraag iedereen zich voor te bereiden op de discussie. Benadruk wat u verwacht van elke deelnemer aan het voorstel binnen hun competentie.
Stap 6
Begin de vergadering met uw eigen korte gesprek. Vertel binnen 3-5 minuten over de reden waarom je deze bijeenkomst hebt georganiseerd en het resultaat dat je wilt bereiken. Maak de deelnemers vervolgens bekend met de agenda en het werkschema.
Stap 7
Leid de discussie. Zorg voor een vriendelijk maar constructief gesprek. Moedig elke deelnemer aan de vergadering aan om hun mening te uiten, neem contact op met de "zwijgen" met persoonlijke vragen die een gedetailleerd antwoord vereisen. Tactvol maar resoluut proberen ze het gesprek af te leiden van de hoofdkwestie. Vat de subtotalen voor elke vraag samen.
Stap 8
Spreek aan het einde van de vergadering nogmaals de beslissingen en instructies uit die aan de medewerkers zijn gegeven. Zorg ervoor dat alle deelnemers hun taken begrijpen en hun deadlines onthouden. Noteer belangrijke punten in het protocol. Stuur een kopie ervan naar de specialisten die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van bestellingen, evenals naar de medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van de genomen beslissingen.
