Zakelijke bijeenkomsten, vergaderingen, conferenties moeten zorgvuldig worden voorbereid en gehouden zoals gepland met een voorlopige afspraak over de datum, plaats en tijd. Indien een bijeenkomst wordt afgelast of uitgesteld, dienen alle partners hiervan vooraf schriftelijk of mondeling op de hoogte te worden gesteld.
Noodzakelijk
schriftelijke of mondelinge kennisgeving
instructies:
Stap 1
Tijdens de vergadering worden actuele zaken van de onderneming besproken of gepland of worden spoedeisende problemen met partners opgelost. Plan elke vergadering van tevoren. Als u een afspraak heeft gemaakt met vooraanstaande specialisten of hoofden van structurele afdelingen en u van plan bent de vergadering binnen de onderneming te houden, informeer dan de secretaris of de griffier over de annulering of uitstel van de vergadering. Alle verantwoordelijke medewerkers worden via de intercom op de hoogte gebracht. Het is niet nodig om de reden uit te leggen en excuses aan te bieden.
Stap 2
Als u heeft ingestemd met het houden van een evenement met partners en hen van tevoren op de hoogte heeft gesteld, moet u de annulering van de vergadering vooraf schriftelijk of mondeling doorgeven.
Stap 3
U bent verplicht de partners op de hoogte te stellen van de reden voor het annuleren van de geplande vergadering, de nieuwe datum, plaats en tijd van de vergadering door te geven en oprechte excuses aan te bieden.
Stap 4
Zakelijke partners uit een andere stad of regio moeten bericht krijgen van het uitstellen of annuleren van de vergadering voordat ze tijd hebben om uit te vliegen of naar de vergadering te vertrekken.
Stap 5
Als uw partners niet in staat zijn om een geplande vergadering bij te wonen, moeten zij u hiervan in eenvoudige mondelinge of schriftelijke vorm op de hoogte stellen, een datum vermelden waarop zij zich prettig voelen bij een vergadering, een oprechte verontschuldiging aanbieden en een reden opgeven voor het annuleren van de vergadering.
Stap 6
Bereid je goed voor op je nieuwe vergadering. Annuleer alle zakenreizen, afspraken, plan de tijd zodat het incident niet opnieuw gebeurt. Als u belangrijke gebeurtenissen systematisch uitstelt, de voorwaarden van de overeenkomst niet nakomt, kunnen partners u als een volledig onverantwoordelijke persoon beschouwen en het recht hebben om na te denken over de wenselijkheid van verdere zakelijke samenwerking met uw bedrijf.
Stap 7
Behandel elke vergadering, vergadering of vergadering met volledige verantwoordelijkheid. Weiger alleen vergaderingen op tijd te houden als het absoluut noodzakelijk is.
