In de loop van haar productieactiviteiten creëert elke onderneming veel documenten die enige, en soms behoorlijk lange tijd moeten worden bewaard. Daarvoor is de organisatie van het archief noodzakelijk.
instructies:
Stap 1
Creëer de nodige voorwaarden voor het opslaan van documenten in het archief. Allereerst moet de ruimte worden beschermd tegen directe invloed van zonlicht, mag de luchtvochtigheid niet hoger zijn dan het toegestane niveau en moet ook de toegang voor onbevoegden worden afgesloten.
Stap 2
Houd er rekening mee dat volgens de vereisten voor de gebouwen van het archief, plaatsing niet is toegestaan in houten gebouwen, vervallen gebouwen, gebouwen met vochtige funderingen, zolders of kelders. Tegelijkertijd dienen de lokalen die bestemd zijn voor de opslag van diverse archiefdocumenten in het aangepaste gebouw geïsoleerd te zijn van de rest van de lokalen die zich in dit gebouw bevinden. Het is ook niet toegestaan om het archief te plaatsen in de gebouwen van het gebouw, die worden ingenomen door openbare cateringdiensten, organisaties die chemische of brandgevaarlijke stoffen opslaan, voedselmagazijnen.
Stap 3
Lokaliseer het archief van de organisatie in een gebouw dat is aangepast of speciaal is gebouwd om gegevens op te slaan. De ruimte moet worden verwijderd van gevaarlijke objecten in overeenstemming met de brandveiligheid. Dit zijn bijvoorbeeld parkeergarages, benzinestations, garages. Er mogen ook geen objecten zijn die de lucht vervuilen in de buurt van de gebouwen van het archief van de onderneming.
Stap 4
Houd er bij het kiezen van een ruimte die geschikt is voor het ordenen van een archief rekening mee dat er meerdere aparte ruimtes nodig zijn voor de normale werking van het archief: archiefopslag; ruimte voor het ontvangen van documenten; ruimten voor het gebruik van opgeslagen documenten; werkruimte voor archiefmedewerkers.
Stap 5
Verplaats de archiefopslag uit de buurt van laboratorium-, huishoudelijke en industriële gebouwen. Houd er tegelijkertijd rekening mee dat het geen gemeenschappelijke ventilatiekanalen bij zich heeft en is gescheiden van aangrenzende kamers door middel van brandwerende wanden en plafonds met een brandwerendheidsgrens van minimaal twee uur. Ook in de archiefruimte is het leggen van riolerings- en watertoevoerleidingen uitgesloten.
Stap 6
Stel voor de organisatie van de opslag "Regelgeving op de opslag van documenten" op en keur deze goed met het hoofd. Daarnaast moet in opdracht van het hoofd een persoon worden aangesteld die verantwoordelijk is voor het archief. Er wordt ook een speciale commissie van deskundigen opgericht, die periodiek de documenten zal onderzoeken op de naleving van hun bewaartermijnen.
