Correct georganiseerd kantoorwerk is een van de componenten van het succesvolle werk van elke (zelfs een kleine) onderneming. De eerste indruk van zakenpartners hangt immers af van hoe de belangrijkste documenten (orders, instructies, brieven, enz.) worden opgesteld. Ook is het van belang hoe snel de stromen van inkomende, uitgaande en interne documentatie verlopen.
instructies:
Stap 1
Een specifieke medewerker moet verantwoordelijk zijn voor de workflow in de onderneming. Als de onderneming niet erg groot is, is het een secretaresse, een assistent-secretaris. Als de organisatie meer dan één onderafdeling omvat (vooral als ze verschillende territoriale locaties hebben), wordt een dienst voor een voorschoolse onderwijsinstelling georganiseerd (documentatieondersteuning van het management).
Zij zijn degenen die de instructies van het bedrijf voor kantoorwerk ontwikkelen, herzien en wijzigingen aanbrengen. Bij het opstellen van het document kunt u uitgaan van de "Regels van kantoorwerk in federale uitvoeringsorganen".
Stap 2
Dit is een belangrijke, cruciale fase, omdat: na goedkeuring van de instructies voor kantoorwerk moeten documenten in de onderneming overeenkomen met een bepaalde stijl:
- locatie van details (longitudinaal, hoekig);
- zakelijk lettertype;
- formaat (papierformaat, inspringingen).
Naast de voorbeeldformulieren van de onderneming, moeten de instructies betrekking hebben op zaken als de organisatie van de registratie van inkomende / uitgaande documenten; organisatie van de controle op de uitvoering van documenten en genomen besluiten; voorbereiding en overdracht van documenten naar het archief, enz.
Stap 3
Het samenstellen van mappen waarin documenten over een bepaald onderwerp worden gearchiveerd, dient te geschieden in overeenstemming met de nomenclatuur van zaken. Het wordt ontwikkeld door de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de gegevens, op basis van de "Lijst van standaardbeheerdocumenten gegenereerd in de activiteiten van de organisatie, met aanduiding van de bewaartijd".
Stap 4
Vanwege het feit dat het werk aan de ontwikkeling van de nomenclatuur van zaken omvangrijk is, uitgebreide kennis vereist, is het juister om het werk eraan te organiseren met de betrokkenheid van vertegenwoordigers van individuele diensten en afdelingen. Ze stellen lijsten op van gevallen (ook met vermelding van de bewaartermijnen), die worden gevormd in de dienst of afdeling, en de voorschoolse onderwijsinstelling maakt een samenvattende nomenclatuur van gevallen voor de onderneming.
Stap 5
Om het werken met documenten te vergemakkelijken, gebruiken steeds meer ondernemingen een elektronisch documentbeheersysteem (EDMS). Het is mogelijk om voor elke onderneming (met het aantal werknemers 7 of 2000) een efficiënt werkend EDMS te kiezen. De meest efficiënte in termen van prijs / kwaliteitsverhouding zijn tegenwoordig systemen als "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Maar zelfs als uw onderneming nog geen EDMS kan aanschaffen, komen standaard Microsoft Office-programma's te hulp. Met behulp van de gebruikelijke middelen van Word, Excel, PowerPoint is het goed mogelijk om het ontwerp van documenten in te richten volgens de eisen van de huisstijl, het opzetten van elektronische documentenstroom.
