Tijdmanagement is de regel van zelforganisatie door prioriteiten te stellen voor takenlijsten. Er zijn verschillende manieren van zelforganisatie, en ze zijn afhankelijk van wie je bent: een leider, een uitvoerder of een manager op het middenniveau. Dit artikel gaat over timemanagement voor leidinggevenden.
Een leider, freelancer, zelfstandig ondernemer, neemt zelfstandig beslissingen en draagt daar persoonlijke verantwoordelijkheid voor, dus het is belangrijk voor hem om prioriteiten te stellen, doelen te stellen en te kunnen delegeren wat zijn persoonlijke deelname niet vereist.
Tijdmanagementtechnieken voor een manager:
Systeem ABC
Geprioriteerde to-do lijst compilatie. Prioriteit A zaken zijn super belangrijk. Prioriteit "B" zaken zijn gewoon belangrijk, en dan zijn "C" geen belangrijke zaken. Alle taken uit de lijst worden uitgevoerd in volgorde van prioriteit en u kunt niet naar de volgende groep gaan totdat u de taken van de vorige hebt voltooid. Met deze takenlijst aan het einde van de dag of de volgende dag is het gemakkelijk om te analyseren hoeveel tijd is besteed aan de belangrijkste dingen en hoeveel tijd aan de rest. Het ABC-systeem is geweldig voor de dagelijkse planning.
Eisenhower-matrix
De essentie van deze matrix is dat activiteiten en activiteiten zijn onderverdeeld in de volgende groepen:
- "Dringend en belangrijk". Ze moeten eerst worden gedaan.
- "Belangrijk maar niet urgent." Dit zijn daden en projecten die ons promoten, waarin we ons kunnen ontwikkelen. Zulke dingen moet je systematisch doen, ze kosten veel tijd. Het is mogelijk om afgeleid te worden van een belangrijke, maar niet-dringende zaak, alleen voor een dringende en belangrijke zaak (1).
- "Dringend maar niet belangrijk." Dit is alles wat ons afleidt van belangrijke zaken. Dergelijke gevallen leveren ons geen enkel voordeel op, de uitvoering ervan moet zoveel mogelijk worden gedelegeerd.
- "Niet urgent en onbelangrijk." Het is het beste om zulke dingen niet te doen totdat ze 'dringend en belangrijk' of 'belangrijk maar niet urgent' worden.
De Eisenhower Matrix is geschikt voor dag- of maandplanning.
Nog een truc van tijdbeheer van het hoofd -
Boston-matrix
Het maakt gebruik van twee criteria:
- Voordeel (Is het bedrijf nu winstgevend?);
- Perspectief (Is de casus veelbelovend?). Dit betekent dat er niet direct voordeel van het project is, maar in de toekomst wel mogelijk is.
En, afhankelijk van de antwoorden op deze vragen, worden projecten onderverdeeld in categorieën:
- Een project dat winstgevend is en zich ontwikkelt, is de categorie Star.
- Een project dat veel arbeid vereist voor toekomstige uitkeringen is de categorie Probleemkind. Misschien heeft "Moeilijk kind" in de toekomst geen zin, maar als alles lukt, zal hij superresultaten brengen en een nieuwe "ster" worden.
- Projecten die voordelen opleveren, maar geen vooruitzichten hebben - "Cash cows".
- Projecten - "Honden". Deze projecten vergen veel inspanning, maar hebben geen ontwikkelmogelijkheden en brengen geen voordelen met zich mee.
Volgens het principe van de Boston-matrix moet de meeste aandacht worden besteed aan de projecten - "Stars", van "Dogs" weigeren we helemaal. Als het "Moeilijke Kind" een "Hond" wordt, moet hij ook in de steek worden gelaten. Cash Cows-projecten krijgen zoveel aandacht als ze nodig hebben, maar niet meer. Cash cows kunnen ook honden worden en ze dienovereenkomstig behandelen.
