De eenheid voor interactie met de media is niet altijd in eerste instantie opgenomen in de organisatiestructuur van de organisatie. De bereidheid om in de mediaruimte te werken komt met de ontwikkeling van de organisatie. In dergelijke gevallen moet de ingehuurde perschef de persdienst van de grond af organiseren en het systematische werk ervan opzetten.
Als de organisatie nog nooit eerder in de media heeft gewerkt, moet de nieuw aangeworven curator van de persdienst een serieuze opleiding volgen op de volgende gebieden:
- selectie van belangrijke sprekers;
- het opzetten van werk met structurele eenheden om informatie te verstrekken die geschikt is voor publicatie in de media;
- technische uitrusting van de persdienst en het eerste mediaplan
Van management tot media
Elk van de aangewezen punten kan een aanzienlijke hoeveelheid tijd in beslag nemen om volledig te implementeren. Als we het echter over prioriteiten hebben, moet het zoeken naar de belangrijkste sprekers van de organisatie het belangrijkste zijn. Om de media aan te trekken en ze niet alleen een adverteerder in de organisatie, maar ook een informant te laten zien, zal het nodig zijn om samen te werken met de leiders van de organisatie. Onder hen - de algemeen directeur, het kantoor van plaatsvervangers, afdelingshoofden en afdelingen in gebieden. Deze mensen moeten duidelijk de noodzaak begrijpen om met de media te communiceren, het belang van elke opmerking en systematisch werk op dit gebied in het algemeen begrijpen.
Zelfs de meest geïnteresseerde in media-activiteit voelt de spreker zich vaak ongemakkelijk en beschaamd wanneer hij met journalisten communiceert. Het wegnemen van deze barrières is de taak van de curator van de persdienst. Dit kan door het demonstreren van een persdossier met voorbeelden van de beste publieke optredens van reeds bekende mediafiguren.
Interne informanten
Naast het management moeten alle afdelingshoofden en afdelingen worden geïnformeerd over de mediadoelen en doelstellingen van het bedrijf. Het is beter om dit te doen tijdens de volgende vergadering, waarin de directie de taak moet stellen om de persdienst volledig te informeren. Alle teamleden moeten begrijpen dat deze verantwoordelijkheid geen gril is van de perschef, maar een nieuwe strategische taak van het management.
Om productieve interactie met afdelingen tot stand te brengen, is het noodzakelijk om, zonder te wachten op informatieverstrekking, te proberen je van binnenuit in hun werk onder te dompelen. Kwartaalrapportages van afdelingen, communicatie met management en direct uitvoerders helpen daarbij. Met iedereen bevriend zijn en openstaan voor nieuwe informatie is een van de sleutels tot effectief werk van de persdienst.
Tijdens het werken met bepaalde segmenten van het bedrijf kan het moeilijk zijn om doorlopend informatie te verstrekken. Vaak is dit te wijten aan de inzet van afdelingsspecialisten in de directe lijn van het werk. Het is niet productief om wrok te verbergen dat collega's de informatieve taken van het bedrijf onder de belangrijkste verantwoordelijkheden houden. Daarom is het de moeite waard om de kwestie van het creëren van interne voorschriften voor het verstrekken van informatie met een bepaalde frequentie aan de orde te stellen. En om ervoor te zorgen dat de interne bedrijfsrelaties hier geen last van hebben, dient de perschef rechtstreeks contact op te nemen met de afdelingsleiding met het verzoek om directe toegang tot informatie voor de verwerking ervan, om de afdelingsmedewerkers niet met werk te belasten. Doorgaans verwelkomen leidinggevenden deze initiatieven.
De eerste stap naar publiciteit
Nadat de interne voorbereiding voorbij is, begint de fase van het bereiken van het publieke niveau. Dit vereist de studie van massamedia, die mogelijk mediaplatforms kunnen worden voor het publiceren van informatie over het bedrijf. Afhankelijk van de strategische doelstellingen moet de perssecretaris zich niet beperken tot gespecialiseerde publicaties. Onder potentiële informatiepartners kan men gerust persbureaus van lokaal, regionaal en federaal niveau, televisie, radio, enz. opnemen.
Onderschat de platforms niet, die, hoewel ze niet de status van media hebben, hun informatiecollega's vaak overtreffen in efficiëntie. Dit zijn bloggers, groepen en communities op sociale netwerken, informatiesites, enz.
Het is niet overbodig om zonder tussenpersonen na te denken over de activiteiten van het bedrijf op sociale netwerken. Niemand kan deze taak beter aan dan een perscentrum, die het werk van het bedrijf van binnen en van buiten kent.
Parallel met de voorbereidende werkzaamheden zal de perssecretaris een lijst moeten opstellen van de benodigde technische middelen voor de werkzaamheden. Naast de standaard set kantoorbenodigdheden is dit een camera, een voicerecorder, harde schijven voor het opbergen van materialen.
Het eerste mediaplan - de publicatiestrategie van het bedrijf voor de nabije toekomst - moet worden opgesteld met de verwachting dat de media op hun hoede zullen zijn voor informatie uit een voorheen onbekende bron. Dit kan in eerste instantie een groot aantal publicaties op commerciële basis verklaren. De einddetails moeten worden overeengekomen met het senior management.
