Een kenmerk is een officieel document dat is opgesteld voor een medewerker van een organisatie. Het kenmerk kan worden verstrekt op verzoek van externe instanties, bijvoorbeeld een rechtbank, maar ook voor gebruik binnen de organisatie, bijvoorbeeld tijdens attestatie.
Het kenmerk wordt meestal gemaakt door de directe baas van de persoon die wordt gekenmerkt of het hoofd van de organisatie. Er zijn geen uniforme strikte vereisten voor het schrijven van dit document, maar er zijn een aantal regels waaraan u zich beter kunt houden bij het opstellen ervan.
Traditioneel wordt het kenmerk in gedrukte of handgeschreven vorm op een A4-blad samengesteld. De aanwezigheid van het zegel van de organisatie, de handtekening van het hoofd en de datum van opstelling van het document is verplicht.
Elk kenmerk, in het bijzonder voor een werknemer, heeft een "kop" waarin zijn persoonlijke gegevens worden vermeld: achternaam, voornaam en patroniem zonder afkortingen, functie.
Opgemerkt moet worden dat de laatste tijd, steeds vaker, de karakterisering van een werknemer vanaf de werkplek gepaard gaat met de aanduiding van de details van de organisatie die dit document verstrekt.
De eerste alinea van dit officiële document bevat in de regel een beschrijving van de belangrijkste arbeidsmijlpalen van de werknemer. Als de werknemer een rijk arbeidsverleden en lange werkervaring heeft, dan kunt u zich beperken tot informatie die betrekking heeft op het huidige moment. Als u bijzondere arbeidsverdiensten heeft, kunt u deze aangeven, evenals berispingen etc. U moet zich niet concentreren op bijvoorbeeld biografische gegevens. Het kenmerk van de werkplek impliceert niet zo'n detail.
Het is gebruikelijk om in de omschrijving van een medewerker informatie aan te geven over zijn ontvangst van bij-, om- en bijscholing.
Wat volgt is het hoofdgedeelte van het officiële document. Het is noodzakelijk om de activiteiten van de werknemer te beschrijven, om deze te karakteriseren. In het bijzonder is het noodzakelijk om informatie weer te geven over hun vermogen om de door het management gestelde doelen en doelstellingen te bereiken, op tijd, het vermogen om te analyseren, beslissingen te nemen in moeilijke situaties. Je kunt focussen op het functioneren van de gekarakteriseerde medewerker, in hoeverre zijn projecten succesvol en relevant zijn gebleken. Het vermogen om werktijden te verdelen en het volgen van het werkschema in het team spelen een belangrijke rol in de kenmerken van de werknemer. Momenteel is belangrijke informatie die kenmerkend is voor de activiteiten van een werknemer zijn communicatieve vaardigheden en de aanwezigheid van computervaardigheden, kennis van kantoorprogramma's.
Informatie over de relaties die de beoordeelde persoon heeft met collega's, bazen en ondergeschikten wordt belangrijk voor karakterisering. U kunt aandacht besteden aan het algemene niveau van cultuur en opvoeding van een persoon. Informatie over de beschikbaarheid van boetes en prikkels moet worden verstrekt in de beschrijving van de werknemer van de werkplek. Als een persoon een sociale last heeft of actief deelneemt aan het leven van het team, dan moet dit in het document worden weerspiegeld. Daarnaast moet worden aangegeven waar het kenmerk precies wordt aangeboden en met welk doel.
Dit geldt met name wanneer het document wordt opgevraagd door externe instanties; in de interne werkbeschrijving kan deze informatie worden weggelaten.
Het kenmerk van een medewerker van de organisatie moet dus een beoordeling bevatten van zowel zijn persoonlijke, psychologische als professionele zakelijke kwaliteiten.
