Bij grote organisaties halen de meeste bezoekers de informatie die ze nodig hebben meestal van het secretariaat. Welke indruk van de communicatie zal de assistent-manager achterlaten? Wil de klant nog een keer bellen? Krijgt de geïnteresseerde uitgebreide antwoorden op zijn vragen? Om zeker te zijn van de positieve eigenschappen van de secretaris, moet u zich op verantwoorde wijze voorbereiden op de eerste vergadering en competent een interview organiseren en voeren.
instructies:
Stap 1
De secretaresse is het gezicht van het bedrijf. Evalueer allereerst het uiterlijk van de sollicitant. Ze zeggen immers niet voor niets dat ze worden begroet door hun kleding, maar ze worden begeleid door hun geest. Hoe netjes en gastvrij een secretaresse eruitziet, kan een grote bijdrage leveren aan het verkrijgen van het contract dat u nodig hebt of het onderhandelen over aanstaande onderhandelingen. Als je je eigen "beeld" hebt, probeer dan naar je intuïtie te luisteren. Als je het goed vindt in de positie van iemand die je interne tegenstrijdigheden veroorzaakt, dan zal het waarschijnlijk moeilijk zijn om met hem samen te werken, omdat de secretaresse niet alleen het gezicht van het bedrijf is, maar ook de rechterhand van de manager. Keur echter niet meteen iemand goed die u zal behagen met een heldere, mooie uitstraling. Een mooie foto kan snel saai worden en de papieren blijven ongemonteerd.
Stap 2
Luister tijdens het gesprek goed: de secretaresse communiceert met klanten, voert telefoongesprekken en stelt brieven op. Zijn spraak moet competent zijn, de eindes consistent en de toon welwillend. Besteed speciale aandacht aan de aanwezigheid van zogenaamde parasitaire woorden in spraak. Als de monoloog van de sollicitant vol staat met onnodig 'dus het betekent', 'om zo te zeggen', 'eh', 'nou', dan is het onwaarschijnlijk dat u de afwezigheid van deze uitdrukkingen in een zakelijke omgeving zult bereiken. Het gebruik van jargon en jargon wordt als onaanvaardbaar beschouwd, tenzij u zelf het gesprek informeel laat verlopen.
Stap 3
Vraag de secretaresse om het dictaat in te typen. U controleert dus drie belangrijke eigenschappen tegelijk: afdruksnelheid, schrijfvaardigheid en pc-vaardigheden. Maak bewust stijlfouten en observeer de reactie van de sollicitant. Als hij beleefd adviseert wat de meest geschikte manier is om een zin te construeren, markeer dit dan voor jezelf met een "plus".
Stap 4
Bestudeer zorgvuldig het cv van de secretaresse. Besteed aandacht aan eerdere banen, vraag de sollicitant naar de redenen voor vertrek. Een beleefd en gevat persoon zal nooit onpartijdig spreken over een voormalige leider, "modder gooien" naar het team of praten over zijn eigen fouten. Het meest acceptabele antwoord dat u kunt horen, is een mismatch in de salarisverwachtingen. Markeer de kernwoorden in de tekst van het cv en in het verhaal van de gesprekspartner: stiptheid, ordelijkheid, stressbestendigheid, gezelligheid, beleefdheid. Bedenk dat de secretaresse vaak de schakel is tussen de verschillende afdelingen van de organisatie; zowel de sfeer van de manager als de comfort, vriendelijke sfeer en orde in het hele kantoor kan afhangen van zijn professionele en persoonlijke kwaliteiten.
