Een secretaresse is een kantoormedewerker wiens taken het aannemen van telefoongesprekken omvatten, weten hoe hij met een computer moet werken, communiceren met mensen, bedrijfsgegevens bijhouden en nog veel meer. Er zijn veel mythes over het secretaresseberoep - maar wat is precies een goede secretaresse?
Basisvaardigheden
Om als secretaresse te werken, is een diploma van een instelling voor hoger onderwijs niet vereist - gespecialiseerde cursussen zijn voldoende, waar de toekomstige secretaresse zakelijke communicatie en etiquette, snel lezen, kantoorwerk, praktische psychologie, steno en typen leert. Daarnaast leren de cursussen de basis van het werken in 1C, en leren ze ook hoe mini-ATS en kantoorapparatuur te gebruiken. Zonder al deze vaardigheden kan een secretaresse niet als een goede werker worden beschouwd.
Het is ook erg belangrijk voor een goede secretaresse om een subtiele perceptie te hebben van de psychologie van andere mensen en bestand te zijn tegen verschillende stress.
Aangezien de secretaris de ondernemer van het kantoor is, moet hij een prettig voorkomen, gevoel voor stijl en goede smaak hebben. Zonder het vermogen om zich mooi te kleden, zich in de samenleving te gedragen en competent te spreken, zal de secretaris geen goede indruk kunnen maken bij de klanten van het bedrijf waarin hij werkt - daarom zal het imago van het bedrijf niet op peil zijn. In feite is de belangrijkste taak van een goede secretaresse om het werk van zijn baas en het hele kantoor efficiënt en effectief te organiseren.
Kenmerken van het beroep
Velen geloven dat het de taak van een secretaresse is om koffie te zetten, documenten ter ondertekening in te dienen en telefoontjes te beantwoorden. Dit is een waanidee - de taken van dit beroep omvatten toezicht houden op het werk van de receptie, zakelijke correspondentie voeren, deelnemen aan verschillende kantoor- en filiaalloze evenementen en communiceren met nerveuze klanten. Daarnaast fungeert een goede secretaresse vaak als officemanager en zelfs als psycholoog die de situatie in het team kan verkoelen.
Vaak worden directiesecretaresses "grijze kardinalen" genoemd omdat ze in staat zijn om het werk van het bedrijf en de beslissingen van de baas onzichtbaar te beïnvloeden.
Meestal worden vrouwen secretaresses, omdat ze emotioneel flexibeler en veerkrachtiger zijn. Bovendien zijn ze gevoeliger - het vastleggen van de stemming van de baas en het team helpt veel bij hun werk. Als de secretaresse slim en professioneel genoeg is, kan de manager bij hem terecht voor advies en naar hem luisteren. Het is de secretaresse die het werk van de baas kan vergemakkelijken door zijn werkplek goed in te richten en de informatie die hij nodig heeft op tijd aan te leveren. Tegelijkertijd hebben secretaresses geen carrièregroei, omdat een goede uitvoerend assistent zijn gewicht in goud waard is. Als gevolg hiervan verwerft de secretaresse echter onschatbare ervaring en kennis van bedrijfsprocessen, die hem in de toekomst kunnen helpen een carrière in een ander beroep te starten.
