De secretaresse op kantoor vervult ook de verzendingsfuncties. Het is via hem dat de primaire contacten en officiële telefonische communicatie worden uitgevoerd. De eerste indruk van uw bedrijf die de persoon die contact met u opneemt, krijgt, hangt af van hoe competent en professioneel de secretaresse aan de telefoon communiceert. Daarom moet de secretaresse, om oproepen te beantwoorden, de zakelijke etiquette kennen.
instructies:
Stap 1
Beheers altijd uw emoties en stemming. Hoe leuk of verdrietig je ook bent, als je de telefoon opneemt, moet je discreet en zakelijk zijn. Je toon moet gelijkmatig, kalm en welwillend zijn. Als je haast hebt om te naderen en buiten adem bent, haal dan een paar keer diep adem en adem uit voordat je de begroeting zegt, zodat je ademhaling genormaliseerd is.
Stap 2
Als u wordt gebeld, begin dan altijd eerst het gesprek, zonder te wachten op wat de andere kant van de hoorn u vertelt. Dit zou een standaard introductie en begroeting moeten zijn. Zeg hallo en noem het bedrijf dat uw gesprekspartner heeft gebeld. In het geval dat hij zichzelf niet heeft voorgesteld, bied dan je excuses aan, vraag met wie je praat.
Stap 3
Leer over de problemen en functies die worden uitgevoerd door de divisies van uw bedrijf en worden opgelost door specifieke specialisten om inkomende oproepen van klanten en klanten correct door te schakelen. Vermeld bij het doorverbinden de voor- en achternaam van de specialist met wie u uw telefonische gesprekspartner doorverbindt. Vertel aan de medewerker naar wie u hebt doorgeschakeld de naam van de beller en de vraag waarop hij heeft gesolliciteerd. Je moet de functies van een adviseur niet op je nemen, zelfs als je het goed kunt doen, laat de persoon zijn problemen oplossen met die specialisten die bevoegd zijn om dit te doen.
Stap 4
Bij dergelijke vragen kunt u achtergrondinformatie geven: volledige naam van uw bedrijf, achternaam, voornaam en patroniem van de directeur, zijn plaatsvervangers en afdelingshoofden, kantooradres. Maak en spreek met de directeur een aparte lijst af van die personen voor wie hij altijd vrij zal zijn.
Stap 5
Zorg ervoor dat u een oproeplogboek bijhoudt. Schrijf alles op wat u wordt gevraagd over te brengen, vertrouw niet op het geheugen, om niets belangrijks te vergeten. Alle informatie moet worden meegedeeld aan degenen voor wie het bedoeld is. Geef de naam van het bedrijf op of de achternaam en voornaam van de persoon die belt, noteer het telefoonnummer dat u kunt terugbellen, de datum en tijd van de oproep.
