Een zakelijke brief wordt gebruikt in bedrijven bij de communicatie met partners, leveranciers, medewerkers, klanten. Dit document speelt een belangrijke rol bij het creëren van een positief imago van het bedrijf. Daarom is het noodzakelijk om een zakelijke brief correct, competent, duidelijk, maar ook eenvoudig en gemakkelijk op te stellen. Het moet informatief zijn en het doel nastreven dat de organisatie van de ontvanger moet bereiken. Om te begrijpen wat een zakelijke brief is, moet u de structuur ervan nader bekijken.
Zet in de rechterhoek van uw zakelijke brief uw bedrijfslogo. Als het bedrijf het niet heeft, schrijf dan de naam van de organisatie, evenals het wettelijke adres en verplichte details, die in de regel op de stempel staan. Dit zijn TIN, KPP, zichtrekening, correspondentrekening, BIK en andere informatie over de rekening en de bank waarin deze is geopend.
Voer na het bedrijfslogo en -stempel de persoonlijke gegevens van de ontvanger in als de zakelijke brief naar een specifieke persoon wordt verzonden. Wanneer het document aan het bedrijf is geadresseerd, schrijf dan de naam, het adres van de locatie.
In het midden van het blad schrijft u een beroepschrift aan de ontvanger. Als de brief aan een specifieke persoon is geadresseerd, schrijf dan bijvoorbeeld als volgt: "Beste Petr Efremovich!" Bij het versturen van een brief aan een bedrijf is de volgende optie mogelijk: "Beste partners!" Houd er rekening mee dat bij het aanspreken van de geadresseerde woorden niet kunnen worden ingekort. Als de brief persoonlijk is, kun je deze zo schrijven: "Beste Yuri Albertovich!"
Schrijf in de hoofdtekst van een zakelijke brief eerst de gebeurtenissen die een bepaalde situatie hebben veroorzaakt. Geef vervolgens het doel van de brief aan. Denk goed na over dit deel van het document. Schrijf duidelijk, beknopt, in een toegankelijke taal, een claim, uitnodiging, verzoek, aanbod, antwoord, felicitatie, verzoek of ander doel dat u ertoe heeft aangezet de brief te schrijven.
Vat vervolgens de zakelijke brief samen, dat wil zeggen, schrijf het resultaat op dat u van de geadresseerde wilt ontvangen. Als u bijvoorbeeld uw partner uitnodigt voor een presentatie van goederen, dan dient u het volgende aan te geven: "Wij hopen dat u de beurs bezoekt, kies het juiste product."
In sommige gevallen worden documenten bij de zakelijke brief gevoegd. Als je bijvoorbeeld je partner uitnodigt voor een tentoonstelling, overhandig dan zeker de ontvanger een uitnodiging voor dit evenement.
Vul uw zakelijke brief correct in. Het is algemeen aanvaard dat u de woorden "Met vriendelijke groet …" moet schrijven en vervolgens de persoonlijke gegevens en contacten moet aangeven van de persoon namens wie het document is opgesteld.
