Zakelijke etiquette impliceert de juiste voorbereiding van schriftelijke correspondentie. En als de sjablonen en kopteksten van zakelijke brieven vrij standaard zijn opgesteld, wordt er in correspondentie te weinig aandacht besteed aan handtekeningen. Om ervoor te zorgen dat de geadresseerde uw bericht correct kan ontcijferen, heeft de zakelijke brief rechtskracht, het is noodzakelijk om de ambtenaar correct en correct aan het einde van de zakelijke brief te presenteren.
instructies:
Stap 1
Officiële brieven moeten worden afgedrukt op een speciaal formulier dat aan de norm voldoet. Bovenaan het vel papier moeten permanente elementen staan: het briefhoofd (volledige en afgekorte naam van het verzendende bedrijf, zijn post- en wettelijk adres, telefoon- en faxnummer, website), dan volgt de hoofdtekst, hieronder - de handtekening van de verantwoordelijke.
Stap 2
Het handtekeningveld bevindt zich in de linkerbenedenhoek direct onder de tekst van de zakelijke brief. Vermeld vóór de regel voor ondertekening de titel van de functie van de persoon die de brief ondertekent en het transcript van de volledige naam. Aangezien zakelijke brieven altijd op het briefhoofd van instellingen worden opgemaakt, vermeldt u niet de naam van de organisatie zelf in de handtekening. Bijvoorbeeld: algemeen directeur van het tv- en radiobedrijf, handtekening … A. P. Sidorov.
Stap 3
Soms is het nodig om twee of meer handtekeningen onder zakelijke brieven te zetten als het nodig is om de geldigheid van de eerste handtekening of in bijzonder belangrijke documenten te bevestigen (brieven over financiële en kredietkwesties moeten ook worden gewaarmerkt door de handtekening van de hoofdaccountant van de onderneming). Plaats de handtekeningen strikt onder elkaar in de volgorde die overeenkomt met de anciënniteit van de functie - van hoog naar laag, bijvoorbeeld: directeur van de afdeling, handtekening … P. V. Troparion
Hoofdaccountant, handtekening … TS Sobanko.
Stap 4
Indien de brief door meerdere personen met dezelfde/gelijke functie moet worden ondertekend, plaats dan hun handtekeningen op hetzelfde niveau, bijvoorbeeld: Hoofd Financiën, handtekening… P. O. Ivanov, Hoofd Personeelszaken, handtekening … K. O. Petrov.
Stap 5
Indien er op het moment van ondertekening van de zakelijke brief geen functionaris is voor wiens ondertekening de plaats op het conceptformulier is voorbereid, heeft het document het recht om te worden ondertekend door de persoon die als diens plaatsvervanger optreedt. Vermeld de werkelijke positie van de persoon wiens handtekening in de brief zal staan ("waarnemend" of "plaatsvervanger") en zijn achternaam. U kunt geen zakelijke brieven ondertekenen met het voorzetsel "voor" of een schuine streep voor de positie.
Stap 6
Alle kopieën van zakelijke brieven, zowel verzonden als overgebleven voor archivering in de bestanden van organisaties, moeten de originele handtekeningen van deze functionarissen hebben. De originele handtekening op het document (en een zakelijke brief is een juridisch document) is de belangrijkste manier om het te certificeren. Als er geen enkele handtekening op een officiële brief staat, heeft deze geen rechtskracht.
