De complexiteit van zakelijke correspondentie is voor velen bekend. Bij het opstellen van een schriftelijk beroep op uw leveranciers mag geen enkel detail ontbreken. Het is op een goed geschreven brief dat het soms afhangt van hoe de verdere relaties met het bedrijf zich zullen ontwikkelen.
Het is nodig
- Bedrijfsgegevens;
- geadresseerde gegevens;
- bedrijfsvoorschriften voor zakelijke correspondentie;
- leveringscontract;
- wetgeving van de Russische Federatie (burgerlijk wetboek).
instructies:
Stap 1
Bij het opstellen van een brief aan een leverancier is de eerste stap het schrijven van een stempel met daarop de gegevens van het bedrijf. Een anonieme brief mag geen effect hebben op de geadresseerde. Vul de naam van de organisatie correct in, schrijf zo nodig de afdeling en functie van de persoon die contact opneemt met de leverancier. Aan het begin en aan het einde van de brief moeten organisatiegegevens worden vermeld. Er moet een wettelijk en fysiek adres zijn, een telefoonnummer. Schrijf ook aan wie deze brief is gericht.
Stap 2
Geef zeker aan op basis van welke documenten de samenwerking tussen de organisaties geldig is. Zo vindt de geadresseerde snel de benodigde documenten en begrijpt hij wat er in de tekst van de brief staat.
Stap 3
Behandel de geadresseerde met respect, als je de naam en patroniem kent, dan is het raadzaam om de geadresseerde in de brief zo te noemen. Vermeld de essentie van uw beroep in de hoofdtekst van de brief. Alle noodzakelijke details moeten in detail worden beschreven, in data en feiten. Sluit de brieven af met een bericht over wat je precies wilt van de leverancier. Schrijf specifiek en adresseerbaar uw eisen, verzoek, beroep. Het is onmogelijk om dubbelzinnigheid toe te staan in wat er is gezegd, omdat op dubbelzinnige zinnen een verkeerde reactie kan volgen.
Stap 4
Schrijf je in aan het einde van de tekst. Vul de datum van het verzoek in, een handtekening is ook vereist. In de meeste gevallen wordt de brief aan de leverancier gecertificeerd door een bedrijfszegel of stempel. Sommige organisaties hebben een regeling, controleer of uw organisatie een dergelijke regeling heeft.
Stap 5
Print twee exemplaren van de brief zodat de tekst en de datum van de brief altijd bij de hand zijn, het is raadzaam om een kopie in uitgaande documenten te bewaren.
