Er wordt een brief aan de klant geschreven als het onmogelijk is om verplichtingen jegens hem na te komen door uw organisatie, als hij geen geld heeft overgemaakt voor de geleverde goederen en als er behoefte is om hem te informeren over het nieuwe assortiment.
instructies:
Stap 1
Begin uw brief door iemand te vragen die de organisatie van de klant vertegenwoordigt. In dit deel van de brief zijn beleefdheidsuitingen als "Beste Ivan Andreevich", "Mister Remizov" passend. Als het klantbedrijf geen specifieke persoon heeft met wie relaties zijn aangegaan, neem dan contact op met "Geachte heren".
Stap 2
Stel jezelf voor met de naam van je organisatie. Gebruik standaardzinnen, bijvoorbeeld "MontazhSpetsStroy LLC wil ons respect voor u uitdrukken en uw organisatie voorspoed wensen." Hiermee kunt u uw klant oriënteren, de hoofdtekst lezend, hij zal niet puzzelen over wie de geadresseerde van de brief is.
Stap 3
Formuleer de reden van de brief. De vorm van schrijven en de inhoud van het bericht is hiervan afhankelijk. De meest voorkomende reden voor het schrijven van brieven aan een klant is niet-betaling van de geleverde goederen of verleende diensten. Raadpleeg in dit geval de relevante clausule van de overeenkomst, geef aan dat de klant verantwoordelijk is voor het betalen van de factuur binnen een bepaald tijdsbestek. Als dit niet uw eerste brief over dit onderwerp is, beroept u zich dan op de verantwoordelijkheid van de klant voor het niet nakomen van de verplichtingen voorgeschreven in clausule X van de leveringsovereenkomst. Houd er rekening mee dat u bij niet-betaling van rekeningen naar de rechter moet stappen.
Stap 4
Excuses aan de klant als de reden voor het schrijven van de brief het onvermogen was om de goederen aan hem te leveren binnen de termijnen die in het contract zijn gespecificeerd. Probeer niet uit te leggen waarom u de levertijd mist, de klant is hier niet in geïnteresseerd, het is beter om hem te informeren over hoe lang uw organisatie in staat zal zijn om haar verplichtingen uit het contract na te komen. Gebruik aan het einde van de brief de zinnen "Bedankt voor uw begrip", "We hopen op verdere samenwerking."
Stap 5
Informeer de klant over de nieuwe productlijn die uw bedrijf aanbiedt, als uw partner niet op de hoogte is van het gewijzigde assortiment. In zo'n brief is het wenselijk om aan te geven welke kortingen de klant krijgt bij het opstellen van nieuwe leveringscontracten als vaste klant.
Stap 6
Schrijf je in aan het einde van de brief. Laat uw contactgegevens achter zodat de klant weet hoe hij contact kan opnemen met uw organisatie. Wens de organisatie en de persoon die haar vertegenwoordigt het allerbeste.
