Soms is het nodig om notulen op te stellen van een vergadering - van aandeelhouders, leden van de TSK, een openbare organisatie of elke andere vergadering van burgers. Het kan betrekking hebben op een verscheidenheid aan kwesties die verband houden met de activiteiten van een rechtspersoon of een openbare vereniging. Vaak raakt het aan vitale kwesties en bevestigt het de legitimiteit van beslissingen die daar worden genomen. De notulen van de vergadering zijn een juridisch document, daarom is het zo belangrijk dat deze correct worden opgesteld en correct worden uitgevoerd.
instructies:
Stap 1
Neem een vel standaard A4-papier, maak er een kop van en geef in het inleidende deel aan waarvoor dit protocol is opgesteld, bij welke gelegenheid burgers of aandeelhouders bijeenkwamen, vermeld de datum van de vergadering en het adres waar deze plaatsvond.
Stap 2
Vermeld het aantal aanwezigen niet hij, kruis aan of de gegevens volgens de lijst worden gegeven.
Stap 3
De vergadering kan plaatsvinden in volgorde van voorverhoor of in persoon, soms wordt een gecombineerd formulier gebruikt, dus dit moet ook in de notulen worden vermeld.
Stap 4
Vermeld in de notulen de achternaam, naam en patroniem van de gekozen voorzitter en secretaris van de vergadering. Indien het een vergadering van leden van een coöperatie of woningbouwvereniging betreft, kunnen de voorzitters van deze verenigingen in de regel niet als voorzitter van de vergadering optreden.
Stap 5
Maak een lijst van uw agenda te beginnen met de meest urgente kwestie. Verslagen van toespraken en debatten over dit onderwerp beginnen met elk van de punten. Kies het hoofdgedeelte van het rapport en opmerkingen, presenteer ze in een beknopte vorm, met uitzondering van verschillende interpretaties. Indien nodig kan een kopie van het verslag, dat gewijd was aan een bepaald onderwerp op de agenda van de vergadering, aan de notulen worden gehecht. Alle opmerkingen en toespraken van de deelnemers aan de discussie moeten worden gegeven met de namen
Stap 6
Noteer de beslissing die over de kwestie is genomen en vermeld de stemstatistieken voor elke kwestie: het aantal voor, tegen en onthoudingen.
Stap 7
Vermeld in de notulen dat na afronding van de bespreking van de agendapunten de vergadering voor gesloten is verklaard.
Stap 8
Onderteken de notulen door de voorzitter en secretaris van de vergadering en deponeer deze permanent in het archief van uw organisatie.
