Als een werknemer om wat voor reden dan ook de aan hem verstrekte documenten niet accepteert, is het van belang dat een personeelsfunctionaris dit juridisch correct vastlegt. Hiervoor worden getuigen betrokken en wordt een passende akte van weigering tot ontvangst van een document opgesteld.
instructies:
Stap 1
Vermeld bovenaan een A4-blad in het midden van de regel de volledige naam van de organisatie in overeenstemming met het Charter van de onderneming. Als het bedrijf een goedgekeurd briefhoofdformulier voor zakelijke brieven en documenten heeft, gebruikt u dit door de koptekst te kopiëren. Noteer indien nodig de wettelijke en actuele adressen, telefoon, fax, e-mail.
Stap 2
Schrijf op een nieuwe regel de naam van de brief "Wet nr. _ bij weigering om documenten te ontvangen." Geef hieronder de plaats en datum van opstelling aan: plaats, datum, maand en lopend jaar.
Stap 3
Noteer in het tekstgedeelte van de akte de achternaam, voorletters en functie van de samensteller, en vermeld ook informatie over de betrokken getuigen. Hun rol kan worden vervuld door medewerkers van de personeelsdienst of medewerkers van de eenheid waarin de persoon staat die de documenten niet accepteert. Breng ten minste twee getuigen mee om het rapport op te stellen, en om onaangename procedures met de Arbeidsgeschillencommissie te vermijden, kies belangeloze en deskundige personen voor de rol van getuigen.
Stap 4
Vermeld de datum van overhandiging van het document. Geef zo nodig de tijd en plaats van de actie op. Vermeld de naam, het nummer en de uitgiftedatum van het document dat de werknemer weigert te accepteren. Vermeld de documenten die de overdrachtsvereisten naar voren brengen: bestellingen, goedgekeurde normen, instructies, het charter van de organisatie, enz. Geef de mondelinge uitleg van de werknemer weer in de weigeringsverklaring. Als hij weigert het document te ontvangen zonder opgaaf van redenen, maak hier dan een passende melding van.
Stap 5
Beschrijf indien nodig verdere manipulaties met het document dat in handen van de HR-functionaris is gebleven: hoe en waar de kopie wordt opgeslagen, hoe deze per post wordt verzonden, wie verantwoordelijk is voor verdere opslag en eventuele overdracht aan derden.
Stap 6
Onderteken de samensteller en getuigen van de compilatie. Ontcijfer initialen en titels. Als de werknemer die de documenten niet aanvaardt, weigert deze akte te ondertekenen, maakt u hiervan een aantekening en bevestigt u deze met uw handtekening en de handtekening van getuigen.
