Soms is het moeilijker om over het uitgevoerde werk te rapporteren dan om het gedaan te krijgen. Ondertussen kan er veel afhangen van zo'n rapport. Volgens uw rapport krijgt degene die het leest niet alleen een idee van wat u hebt gedaan, maar leert hij mogelijk ook over uw zakelijke kwaliteiten.
instructies:
Stap 1
Bepaal de frequentie van het rapport. Ze zijn wekelijks, maandelijks, driemaandelijks en jaarlijks. De detaillering van het ingediende rapport hangt hiervan af. De wekelijkse en maandelijkse rapporten zijn bedoeld voor operationele controle, daarom gaan ze uit van een hoge mate van detail, een gedetailleerde beschrijving van elke fase. In de kwartaal- en jaarverslagen wordt alleen de analyse van werkzaamheden voor alle soorten activiteiten uitgevoerd en worden de resultaten gepresenteerd.
Stap 2
De presentatie van de resultaten van activiteiten in de week- of maandrapportage dient beknopt en duidelijk te zijn. Geef daarin alleen het specifieke uitgevoerde werk aan en geef specifieke numerieke indicatoren die uw activiteiten kwantitatief karakteriseren. Als er grote discrepanties zijn in indicatoren in vergelijking met de vorige rapportageperiode, geef dan de redenen voor dergelijke discrepanties weer en analyseer deze. Als u weet hoe u het probleem kunt oplossen, kunt u uw suggesties ook in het rapport presenteren.
Stap 3
De informatiestructuur wordt bijvoorbeeld in Excel gedaan, waarna het samenvattende maandrapport kan worden geïllustreerd met visuele diagrammen.
