Aan het einde van de vergadering moet een protocol worden opgesteld om de agenda van de vergadering, de genomen beslissingen, de voorwaarden waaronder ze zullen worden uitgevoerd, enz. vast te leggen. Het is belangrijk om de notulen onmiddellijk na de vergadering op te stellen, en niet "tot later" uitstellen. Het is goed als een professionele secretaresse de notulen kan bijhouden. Indien dit echter niet het geval is, kunnen andere personen die bepaalde regels kennen voor het notuleren van vergaderingen dit ook doen.
instructies:
Stap 1
De persoon die de notulen van de vergadering maakt, moet op de hoogte zijn van alle beslissingen van eerdere vergaderingen om de logica van de genomen beslissingen te begrijpen. Als u notulen maakt in een vergadering, maak dan kopieën van de notulen van een aantal eerdere vergaderingen. Documenteer op de vergadering onmiddellijk de punten op de agenda.
Stap 2
Noteer naast elk agendapunt eventuele gedachten die tijdens de vergadering naar voren zijn gebracht. Dit kan kort, omdat de notulen niet tijdens de vergadering, maar daarna worden vastgesteld. Het punt van deze aantekeningen is dat je er geen enkele belangrijke gedachte mee zult missen. Schrijf ook de namen op van degenen die zich uitspreken om te onthouden wie wat heeft gezegd en over welk onderwerp. Schrijf alleen feiten op basis van uitspraken, geen persoonlijke meningen of aannames.
Stap 3
De uitvoering van het protocol moet direct na de vergadering plaatsvinden, zodat belangrijke punten niet worden vergeten of de records niet verloren gaan. De notulen dienen een korte omschrijving van de vergadering in zakelijke stijl te bevatten. Gebruik hiervoor indirecte spraak, schrijf alles in de verleden tijd: "II Ivanov merkte op dat …".
Stap 4
De inhoud van het protocol moet bestaan uit:
1. "hoofdletters" die het doel en de datum van de vergadering aangeven, soms ook de aanvangstijd van de vergadering;
2. lijsten van aanwezigen en niet aanwezigen;
3. een samenvatting van de genomen besluiten - met vermelding van de initiatiefnemers van deze besluiten.
