De meeste organisaties hebben documenten tientallen jaren bewaard. Om te voorkomen dat uw effecten kwijtraken of kreuken, bergt u ze op in mappen van plastic of hardboard. Voordat u dit doet, moet u aan elk contract een eigen nummer toewijzen. Dit maakt het gemakkelijker om het te vinden wanneer dat nodig is.
instructies:
Stap 1
Om gemakkelijk het juiste contract te vinden, maakt u een boekhoudboek. Neem een dik vierkant notitieboekje. Nummer het eerste blad. Geef het waardepapier een nummer en noteer het in dit dagboek. Het nummer kan alleen uit cijfers bestaan, bijvoorbeeld 345. Of letters hebben - 123-ID. Vul daarnaast de datum in waarop het contract is gesloten. De regel in het journaal zou er als volgt uit moeten zien: 1. Contract nr. 345-Id van 23-03-2011. Geef in de toelichting de essentie van de transactie aan, indien vereist door de huisstijl van documentatie.
Stap 2
Als er meer dan één rechtspersoon in de organisatie is, stelt u voor elk hun eigen contractjournaal op. Gebruik conventionele symbolen voor de aanduiding. Schrijf bijvoorbeeld de documenten van LLC "Three Bears" op als 456-TM. En markeer de contracten van OJSC "Wolf en Roodkapje" 876-VKSH. De nummers moeten op volgorde in de notitieboekjes staan, zodat er geen verwarring ontstaat.
Stap 3
Zelfs als elke divisie van het bedrijf zich bezighoudt met de uitvoering en goedkeuring van documenten, moet er één boekhoudboek van contracten zijn. Anders wordt het aantal documenten herhaald, wat tot onenigheid in de activiteiten van het bedrijf zal leiden. Instrueer de secretaresse of officemanager om dit dagboek bij te houden. Geef medewerkers geen zegel of teken bij de CEO totdat er een identificatienummer aan is toegekend.
