Ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van contracten moeten aandacht besteden aan de specifieke kenmerken van het gebruik van faxhandtekeningen. Het negeren van de vereisten van de wet op dit gebied kan leiden tot juridische kosten en grote financiële verliezen.
Wat is een facsimile-handtekening?
Een facsimile is een postzegel die de handgeschreven handtekening van een persoon getrouw weergeeft. Meestal dient het om de autoriteit van een ambtenaar te certificeren. Een dergelijke kunstmatige reproductie van een handtekening wordt door de burgerlijke wetgeving van Rusland erkend als een volledig analoog van een handgeschreven handtekening. De exacte betekenis van de term "facsimile" wordt echter niet in de wetgeving uiteengezet.
Een facsimile-handtekening kan heel goed worden gebruikt voor de uitvoering van individuele documenten - samen met een handgeschreven handtekening. In sommige gevallen is het gebruik van faxen uitdrukkelijk wettelijk voorgeschreven. Maar het aantal van dergelijke situaties is klein. Daarom rijst in de praktijk vaak de vraag: wanneer is het gebruik van dit soort waarmerkende handtekening toegestaan, en in welke gevallen is het beter om af te zien van het gebruik van facsimile's?
Rechtskracht van een facsimile-handtekening
Als algemene regel heeft een ambtenaar het recht om een facsimile-handtekening te gebruiken als dit rechtstreeks is voorzien door de wet of een afzonderlijke overeenkomst tussen de partijen bij de transactie. Maar als we het hebben over registratie van belasting- of boekhouddocumenten, zijn "live" handtekeningen van bevoegde personen vereist.
Hier is een voorbeeld. De Russische belastingwetgeving voorziet niet in het gebruik van facturen die zijn verzegeld met een facsimile-handtekening. Dit wordt beschouwd als een schending van de vastgestelde procedure voor het verwerken van dergelijke documenten. Een per fax ondertekende factuur kan niet de basis zijn voor het aanvaarden van belastingbedragen voor aftrek.
Burgerlijke transacties zijn een andere zaak. Bij het maken ervan kunt u een van de soorten handtekeningkopieën gebruiken. Maar dit moet wettelijk zijn bepaald of in de overeenkomst van de partijen zijn vastgelegd.
De procedure zelf voor het gebruik van faxen in de wetgeving is niet gespecificeerd. Om deze reden is de door partijen opgestelde overeenkomst de basis waarop overeenstemming wordt bereikt over het recht om een facsimile-handtekening te gebruiken bij het sluiten van een overeenkomst.
Een afspraak over de procedure voor het gebruik van een kopie van een handtekening kan in een apart document worden vastgelegd. Het is ook toegestaan om een dergelijke voorwaarde op te nemen in de tekst van het hoofdcontractdocument. Om een facsimile-handtekening rechtsgeldig te laten zijn, is het noodzakelijk om de documenten op te sommen die partijen mogelijk achten te ondertekenen door middel van facsimile's. De rechtbank aanvaardt de aldus gewaarmerkte contracten als schriftelijk bewijs.
Een variant is mogelijk wanneer de mogelijkheid om facsimile's te gebruiken niet in de hoofdovereenkomst is beschreven, maar het bedrijf een aanvullende overeenkomst bij dit document heeft opgesteld en deze heeft gewaarmerkt met een kopie van de handtekening. De rechter kan in dit geval wellicht uitspraak doen over de niet-nakoming van de schriftelijke vorm van de aanvullende overeenkomst. Het zal niet als een gevangene worden beschouwd.
