Het moderne bedrijfsleven laat zich niet tegenhouden door lange afstanden, het beperkt zich niet langer tot één stad of regio. Zakelijke partners kunnen zich in een naburige stad of op een naburig continent bevinden. Om afspraken schriftelijk vast te leggen, is het mogelijk dat partners niet altijd een persoonlijk gesprek hebben. Maar zo'n kleinigheid mag geen belemmering vormen voor bedrijfsontwikkeling, omdat het gebruikelijk is geworden om contracten per post af te sluiten.
Noodzakelijk
- Fax apparaat;
- E-mail;
- contractsjabloon;
- gegevens van de partijen;
- enveloppen en postzegels.
instructies:
Stap 1
Om een contract per post te kunnen afsluiten, wisselt u gegevens uit met een zakenpartner. Als u optreedt als verkoper, vraag dan uw zakenpartners naar de details van hun organisatie. De koper dient zijn gegevens aan de zakenpartners te verstrekken. Benodigdheden op het briefhoofd van de organisatie kunnen per fax of e-mail worden verzonden. Je kunt ze ook telefonisch dicteren, maar dat is niet erg handig.
Stap 2
Meestal heeft de verkoper van een dienst of product een sjabloon voor een standaardcontract. Stuur deze conceptovereenkomst per e-mail naar uw zakenpartners ter beoordeling. Gebruik geen fax als u niet wilt dat uw partner onleesbare tekst ontvangt.
Stap 3
De koper moet het conceptcontract in overweging nemen en het goedkeuren als alle clausules van het contract hem passen. In geval van onenigheid met bepaalde clausules van het contract, moet de koper, mondeling of schriftelijk, zijn onenigheid kenbaar maken aan de verkoper.
Stap 4
Als alles in orde is, vult u de gegevens van de partijen in het contract in, drukt u het in tweevoud af, ondertekent u een gemachtigde van de verkoper en faxt u het naar de koper. De koper moet een facsimile-kopie van het contract ondertekenen (ondertekend door de verkoper). Het ondertekende contract moet door de koper naar de verkoper worden gefaxt.
Stap 5
Indien de koper niet akkoord gaat met bepaalde voorwaarden, verandert de procedure voor het sluiten van een contract per post lichtjes. Als de verkoper op aandringen van de koper de voorwaarden van het contract niet wil wijzigen, dan wordt het contract gesloten met een protocol van meningsverschillen. In dit geval moet de koper, nadat hij per fax een kopie van het contract heeft ontvangen, ondertekend door een bevoegde persoon van de verkoper, een protocol van onenigheid opstellen.
Stap 6
Na opstelling en ondertekening van het protocol van onenigheid dient de koper dit te faxen naar de verkoper. De verkoper moet, na het ondertekenen van een kopie van het protocol van onenigheid (ondertekend door de koper), deze kopie per fax naar de koper sturen. In ruil daarvoor moet de koper het ondertekende contract faxen. Vanaf dit moment wordt het contract beschouwd als afgesloten met het protocol van meningsverschillen, dat een integraal onderdeel is.
Stap 7
Indien de verkoper het niet eens is met het geschillenprotocol, dient hij een geschillenbeslechtingsprotocol op te stellen. De uitwisseling van protocollen volgt hetzelfde algoritme.
Stap 8
Nadat over alle kwesties overeenstemming is bereikt, moeten de partners, na de uitwisseling van ondertekende facsimile-kopieën, de originelen van de documenten per post uitwisselen. Als u een verkoper bent, stuur dan twee exemplaren van het door u ondertekende contract per post. Fax als koper twee exemplaren van de door uw aangewezen persoon ondertekende notulen van onenigheid. Zet na ontvangst van de documenten uw handtekening erop, bewaar één exemplaar bij u en stuur het andere per post naar uw partner.
