In elke organisatie, zelfs een kleine, worden veel verschillende orders en orders uitgegeven en opgeslagen. Als ze allemaal in één ding worden geregistreerd en opgeslagen, leidt dit vroeg of laat tot verwarring. En het is onwaarschijnlijk dat de vertegenwoordigers van de inspectie-instanties een dergelijke registratie goedkeuren.
instructies:
Stap 1
Om de orders die bij de onderneming zijn uitgegeven correct te verdelen, moet u zich laten leiden door de volgende documenten:
- goedgekeurd door Rosarkhiv "De lijst van typische managementdocumenten gegenereerd in de activiteiten van de organisatie, met vermelding van de bewaartijd";
- instructies voor kantoorwerk (ontwikkeld door het bestuursorgaan).
Op basis van deze documenten moet per onderneming een nomenclatuur van gevallen worden ontwikkeld. Op basis daarvan worden orders, instructies en andere documenten verdeeld.
Afhankelijk van de grootte van de onderneming en haar structuur, kan de ontwikkelde nomenclatuur van zaken worden onderverdeeld in afdelingen met een aanduiding van de lettercode, of kan deze algemeen zijn.
In ieder geval zijn alle bestellingen bij de onderneming voorwaardelijk onderverdeeld in bestellingen voor hoofd- en economische activiteiten en bestellingen voor personeel.
Stap 2
Orders voor de hoofd- en economische activiteiten worden in de regel door de secretaris bewaard (tenzij in een aparte order anders is bepaald). Hij is ook verantwoordelijk voor het registreren, bewaren en archiveren van deze bestellingen.
Documenten verschillen in bewaartijd. Bestellingen voor de hoofdactiviteit van de onderneming (voor de organisatiestructuur, voor de goedkeuring van de personeelstafel, voor het aanbrengen van wijzigingen erin, enz.) hebben opslaglijnen - constant. Aan het einde van het kalenderjaar worden ze overgedragen aan het archief van de onderneming.
Orders over economische en operationele zaken worden 5 jaar bewaard. Ze zijn doorlopend genummerd zonder letter. Als het volume van de bestellingen bij de onderneming groot is, worden deze gedurende het jaar onderverdeeld in volumes. Na het verstrijken van de bewaartermijn worden ze vernietigd met de registratie van de bijbehorende handeling.
Stap 3
Bestellingen voor personeel worden opgesteld en opgeslagen in de afdeling personeelsbeheer van de onderneming. Ze verschillen ook in houdbaarheid.
Een apart geval is het bevel tot toelating, ontslag en overplaatsing met een bewaartermijn van 75 jaar. Hier worden ook bestellingen geplaatst om de achternaam te wijzigen, langdurige zakenreizen, langdurige tijdelijke overplaatsing van werknemers, enz. Deze documenten zijn geregistreerd in het journaal, hebben een doorlopende nummering en belettering (meestal "ls", "k"). Aan het einde van het jaar worden dergelijke bestellingen samen met het registratielogboek in één map genaaid en overgedragen aan het archief.
Stap 4
Bestellingen voor vakanties (regulier, onbetaald, enz.), korte zakenreizen en overschrijvingen worden in een apart bestand opgemaakt, ze worden 5 jaar bewaard. Aan de ordernummering wordt een letter toegevoegd (bijvoorbeeld "o" of afdelingscode).
Orders ter afhaling hebben dezelfde bewaartermijn. Het wordt echter aanbevolen om ze apart op te slaan, omdat: ze gaan vergezeld van analysemateriaal (toelichtingen, notulen, kennisgevingen en besluiten van het vakbondscomité, enz.).
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden deze bestellingen vernietigd.
Stap 5
Het is ook aan te raden om de actiebestellingen apart te bewaren (bewaartermijn - 75 jaar). In een afzonderlijke zaak worden bevelen ingediend tot bevordering van zowel hun eigen onderneming als hun meerdere. De zaak wordt in het archief geplaatst zoals deze is gevormd.
