Bij het opstellen van personeelsorders moet veel aandacht worden besteed aan hun juridische betekenis. Om juridisch bindend te zijn, moeten ze een aantal noodzakelijke gegevens bevatten, waaronder de registratie-index of met andere woorden het documentnummer. De regels voor het registreren van opdrachten worden bepaald door het lokale document van de instelling, maar er zijn ook algemene regels.
instructies:
Stap 1
Het volgnummer van de bestelling voor personeel is tevens het registratienummer (index). De nummering van alle bestellingen (orders) voor personeel dient gedurende het kantoorjaar voor elke groep administratieve documenten apart bijgehouden te worden in speciale registratieformulieren.
Het boekjaar valt meestal samen met het kalenderjaar (1 januari - 31 december). Maar er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld instellingen voor cultuur, onderwijs, enz., waarin het kantoorjaar op 1 september begint.
Stap 2
Differentieer om te beginnen alle bestellingen in afzonderlijke groepen. Verdeel papieren volgens hun houdbaarheid in documenten van langdurige opslag en documenten van korte termijn opslag.
Selecteer in grote organisaties met veel medewerkers gemakshalve meerdere groepen op een homogeen onderwerp binnen de reeks orders met dezelfde bewaartermijn.
Documenten voor langdurige opslag kunnen bijvoorbeeld worden onderverdeeld in groepen: opdrachten tot toelating, opdrachten tot ontslag, opdrachten tot overdracht. En papieren van kortetermijnopslag kunnen worden onderverdeeld in series: bestellingen voor vakanties, bestellingen voor zakenreizen.
In organisaties met een zeer groot aantal medewerkers is het soms nodig om voor elke personeelscategorie letteraanduidingen van orders te ontwikkelen.
Stap 3
Registreer verder elk van deze groepen orders voor personeel in speciale formulieren. Als registratieformulier kunt u een journaal, registratie- en controlekaarten of een elektronisch documentbeheersysteem gebruiken. Elk van deze vormen heeft voor- en nadelen.
Registratie- en controlekaarten en elektronische archiefkasten, die elkaar meestal dupliceren, zijn handiger om te ordenen en te zoeken. Logs zorgen voor meer informatiebeveiliging.
Inschrijfformulieren hebben geen strikte norm, maar bevatten meestal de volgende informatie:
- de datum;
- serienummer van de bestelling;
- wie heeft getekend (functie, achternaam);
- een samenvatting van de bestelling;
- basis;
- uitvoerder.
Stap 4
Om bestellingen per frame te nummeren, hoeft u nu alleen maar in het bijbehorende journaal te kijken en de volgende index aan het document toe te wijzen.
